要特别注意用得体的、友好的、谦恭的语气。记住你的日常用语“请”和“谢谢你”。
不要信马由缰
过去几年里，出现了大量关于Email的“协议”。比如，全部使用大写字母（除非是缩写标题）被认为是大喊大叫。这样做是很无礼的，因为全是大写字母比常用的小写字母更难于辨认，最好要避免这些。
一些由标点符号构成的“可爱”的小标记被称为表情标记，还有一些缩写字母（比如BCNU表示“看着你”，BTW表示“随便说”）等等，这些最好尽量避免，因为并不是每个人都知道它们，或喜欢它们。
简洁
大多数对各种书面沟通的抱怨都是“太长了”，“而且绕来绕去没说到点子上”。
虽然Email和传真不是书信，称谓（亲爱的约翰，你好苏，或者哪怕是名字后面加一个逗号）以及结束语（此致敬礼，感谢你的帮助，祝好）都使你的信息显得更友好。
除非是私人信件，否则尽量把Email的长度控制在一个屏幕内，如果是传真的话不要超过一页。如果太长，人们很可能只大概看一下，或者根本不看。简洁，但不要生硬，也不要含含糊糊，读者可能不清楚你在谈什么。
要在生动和趣味上花心思，而不要写得冗长而单调。
清楚明白
有些人每天要收50—100封Email，所以在主题栏内填写一个标题将有助于收信人决定优先收看权。我们的主题栏越具体，收信人就越容易准确地判断其内容是什么。不要使用同样的措辞作为你的信息的开头，否则你会冒着收信人感到被骚扰的风险。
用简单的话把你想让收信人了解或去做的事情放在头三行。接着阐释原因。你是否有问题要问或者需要索取一些信息呢？也放在前三行。是否有一个你想让收信人清楚的时间或最后期限呢？放在前三行。你是否要提供一些信息、建议或指导呢？放在前三行。你是否要提供一个机会或邀请呢？还是要放在前三行。把你最重要的信息放在开头，这样可以防止收信人没有时间读完全部内容而错过。
如果你有不止一个题目的Email需要发送，可以把每个题目单独发送一封Email，这样使收信人更方便地区分轻重缓急并归类。
如果Email或者传真不止发送给一个人，一定要写清楚：谁，需要做什么，在什么时间。可以采用这样的方式：群发给需要负责做某事情的人，抄送给仅仅需要了解信息的人。
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第七部分 书面沟通进行成功沟通
正如别的书信交流一样，我们把传真和Email搞得越有吸引力，它们被读到的可能性就越大。对于多数Email和传真，这意味着：
每段大约6行。
段落之间空1行。
使用数字序号。
使用小标题把更长的信息分开。
关键部分要标示出来。
留出一些空白。
这些简单的技巧会使你的信息看起来更具可读性。
有吸引力
清晰简洁的语句有助于确保Email和传真被对方阅读。另一个使它们有吸引力的办法是：
确定对收信人有好处——你的信息可以满足他的需要。
使用第二人称——用“你”这个称谓。
哪怕你同时写给几个人，也要用第二人称，可以使你的信息看起来不至于像一篇演说。
迅速
除非公共性的Email，大多数人总是希望在48小时内得到回应。如果我们没有时间完全回复，至少我们可以简单地告诉对方我们已经收到了信息，并且正在处理，然后说我们将会详细回复。
如果你在度假，可以考虑把你的邮箱设置为自动回复，这样如果你收到的邮件短期内不能回复，而对方又在期待你的回复时，可以避免误解。
整理清楚
传真件可能因堆积得乱七八糟而造成丢失，Email的往来也可能会把硬盘弄乱，使信息难以接受。这里介绍一些整理传真和Email的小技巧：传真Email
把不想要的传真扔掉删除不想要的信息（并定期清空垃圾箱）
把准备日后查阅或记录的传真 把你想以后查阅的信息归为一类
归为一类把那些你准备以后处理或回复的
按需要尽早回复悬而未决的传真 邮件打印出来或放在电脑文件夹里
立即回复其余的传真 立即回复其余的邮件
定期检查你的发件箱和标题文件夹，删除掉那些不需要的和过期的信息尊重隐私，节省时间
为什么没什么人喜欢点击“全部回复”的按钮回复邮件呢？除非一个人的熟人圈子非常狭小，每个人与别人的兴趣都非常接近。否则，不可能地址栏里的每个人都会对地址栏里的其他人的爱好感兴趣！不要用这样的方式浪费人们的时间。
你的Email应当包含多少细节呢？在任何一次交流开始前，首先要思考对方的需要。他们已经知道了什么？他们有多少兴趣？他们想要什么程度上的细节？
盲目的抄送按钮可以很顺手地发送多个备份。首先，不是每个人都喜欢把自己的邮件地址发送给许多别的收信人；其次，显示一长串抄送地址占用了空间，收信人需要滚动滚轴，有时在锁定信息时十分吃力。（接收到抄送邮件的人只需看到发件人的邮件地址和他们自己的，而不是所有的收件人列表。）
附件
你是否收到过粘贴着需要花时间下载附件的邮件，最后发现你只是在浪费时间而已？