主持会议：如何为文山会海添滋增味？(6)

    虽然我们在整理档案中做了很多工作，但由于我们对档案管理的认识还不深入，档案整体管理水平还有待于进一步的发展和提高。公司虽然在档案现代化投入了大量的人力物力，并且开发了一些新的功能，但是，今后还需要在充分利用这些功能的基础上，为企业生产经营服务提供依据。今天，从事档案管理的领导、专家在百忙之中抽出时间到我公司参观、指导，这本身就是对我们档案管理部门莫大的鼓舞和鞭策，我们一定会珍惜这来之不易的机会，虚心向各位领导、专家学习，不断改进我们的档案管理技术，力争成长为一流的档案管理部门。

    最后，请各位领导、专家多提宝贵意见。谢谢大家！

    情景二：怎样控制脱稿讲话的会议

    【范例点评】

    张敏是某个公司的董事，她在下属公司的会上很多时候会遇到这样的情况：公司的领导在台上讲得有滋有味，自我沉醉，但台下的同事们却面无表情，呆若木鸡，对领导发言提不起任何兴趣，有的甚至还打起了哈欠。张敏明白，这是领导发言的内容枯燥乏味，讲话没有技巧，达不到生动形象的描述所造成的。她不止一次地给下属公司的领导提过建议，说是为了避免上述状况发生，领导应该对对于一些大家都了如指掌、已经听腻了的套话，车轮话，做到能不说就不说，实在要说的话，也要注意尽量压缩内容，概括主旨以求短小精悍。这样会议才是高效的会议，也不会出现听众打盹的情况了。但是，这些领导们却迟迟没有任何的改观。

    如果在领导讲话的过程中，听众看起来有些疲惫，甚至有睡着的情况出现的时候，领导者也不要着急，要适当地调整自己的精神状态，让自己先兴奋起来，然后转换说话方式来唤醒听众，集中听众的注意力。这种调整和转换要力求自然，千万不能突然加大声音的分贝，也不能突然转换到另一个话题，而是要有一个平稳的过渡。

    比如：领导者想要重新吸引大家的注意力，就可以根据会议的主题，讲一个有趣的故事或者采用幽默的语言对内容进行阐述。大家一笑，轻松一下，注意力自然也就重新回到演讲上了。

    有时候，领导者还会陷入一种尴尬的境地：听众不但没有将注意力集中在讲话上，还会在底下窃窃私语，甚至旁若无人的大声喧哗，整个讲话现场乱成了一锅粥。这时，领导者一定要采取措施掌控局面。但是不要突然大声呵斥或者用力拍桌子，尽管大声的呵斥在集中注意力的效果方面是立竿见影的，但是，听众会立马安静下来，也是因为见你动了肝火，碍于领导的身份才会安静下来，而不是真正发自内心的把注意力集中到你的讲话上去。所以，不到万不得已，千万不要发火。领导者可以尝试这样做：突然不说了，停止发言一到两分钟，而且不要显示出不满的情绪，表情平静如水，环视会场，最好还能淡然的向听众报以微笑，听众发现讲话者不讲了，就会立马反应过来，意识到问题。听众也是有基本素质的，自然会马上停止私下的交谈。接下来，领导不要表达一些对刚才情况的情绪，只要会场安静下来，继续自己的讲话就可以了。

    有时候还会遇到这样的情况：领导者正在发言时，会场很安静，但是突然有人不小心将茶杯碰到了地上，发出很大的声音，而且茶水还洒了一身。突然会场就热闹起来，为了能够让会议正常进行，领导者要反应迅速，用简短的两句话把会场气氛安定下来，平复听众的情绪。

    在领导者的发言中，掌声是整场发言的一种不可或缺的调味剂。如果领导者的演讲非常成功，在现场带动了听众的情绪，与听众产生了共鸣，听众自然不会吝啬自己的掌声。但是，如果此时发言还在进行中，听众长时间的鼓掌就会对发言者造成影响，打断发言者的思路。那么，为了不影响整场讲话的完整性，领导者可以稍微暂停一下，等大家的情绪都平静下来后，再继续你的讲话，这样也利于领导者理清下面的思路。当领导者发言结束时，面对听众的掌声领导者要有所回应，向大家招手示意，并轻微点头微笑，以表示对听众的尊重和感谢。切忌脱稿讲话结束后就低头处理自己的事情，面对听众的掌声无动于衷。

    当然，在脱稿讲话的过程中，有些掌声并不是在鼓励讲话者，在大多数时候，脱稿讲话者应该可以听出听众的掌声是一种反向情绪的表达，是一种无声的抗议。面对这样的情况，领导者应该立即回想一下之前讲过那些话，是不是有什么不合适的地方，找出其中哪些话“得罪”了听众，导致听众喝倒彩，并不失时机地加以修正，及时调整自己的说话方式。