人生资本之财富口才篇(9)

    将自己的生活和工作条理化、有序化，才能避免丢三掉落，一些重要的事忘了去做，一些要找的资料翻箱倒柜也找不到。一定要把自己的时间细分，在规定的时间内做完规定的事情。

    每天首先要做的事是使自己的办公桌条理化，不要把各种文件凌乱地堆积在桌上，也不要把纸、笔、电话乱放。一切都要使之有秩序，比如办公案上应放的文件只有两种：第一种是立即需要处理，放在显眼的地方以防忘记；第二种是提示你要去做的工作表。为了防止在乱纸堆里耗费时间翻找所需要的文件，文件经手后立即归档，并且要有过滤程序。对那些过期文件，尽量处理掉，重要的文件在归档之后，要立即记在另外的要事录里，保证今后用到时能及时查询到。

    美国汽车公司总裁莫端要求秘书呈递给他的文件放在各种颜色不同的公文夹中。红色的代表特急；绿色的要立即批阅；橙色的代表这是今天必须注意的文件；黄色的则表示必须在一周内批阅的文件；白色的表示留待周末才批阅；黑色的则表示是必须他签名的文件。

    另外，充分利用先进的工具也能帮助你有序化管理自己的时间。比如一台个人笔记本电脑，它能储存大量的信息，比如重要的客户名录、电话簿；能记录开出的支票，能成为小型备忘录；可以简捷快速地保存各种数据、文件，可以迅速地获知最新信息，也可以随时随地与外界通过电子邮件联系，以迅速制订和修正企业的计划和作业。

    二、目标化管理。

    条理化管理所解决的问题是使事情有序，但它并不能解决如何有效率地完成工作目标的问题。因而，你在使自己的工作条理化的基础上，还要进行目标化管理。有调查显示，100％的人都认为定目标是有好处的，但只有20％的人清楚自己具体的目标，能清楚地描述出他想要做的事情。这20％的人中只有3％的人把目标写下来，变成书面的东西。这个调查结果表明，这3％的人无论是从收入还是成就上都要比那97％的人高。

    你要经常问自己“我应该做什么来达到已设定的目标？应该如何去做才能达到目标？”根据目标来确定究竟哪些事情值得做，哪些不值得去做；根据目标来确定什么时间以什么方式来做事情，根据这些事情对实现目标的不同贡献来分配自己的时间和精力。

    三、区分轻重缓急是时间管理最关键的技巧。

    许多人在处理日常事务时，完全不考虑完成某个任务之后他们会得到什么好处。这些人以为每个任务都是一样的，只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。或者，他们愿意做表面看来有趣的事情，而不理会不那么有趣的事情。他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排队。

    四、抽出时间静心思考。

    许多成功的企业家，一般都有一个习惯，每逢大事，必独居一密室，静下心神，认真思考。这样就不会被公司内外许多虚假的表面现象所迷惑，而能透过复杂的表象看到本质，从而做出正确的决策。比尔·盖茨，多年养成一个业界皆知的习惯——“思考周”，也就是每年抽出几个星期的时间，独坐一室，静下心来思考。在他40岁正值黄金时期，激流勇退将公司的大印交与鲍尔默执掌，自己抽出身来去思考关系公司未来发展命运的一些至为关键的问题。在最近的一个思考周之后，他说：“我需要了解最新的技术动态，以便保持与技术潮流同步。”在静心思考的时间里，你能更好地总结过去的得失，看准方向，避免更大的时间浪费。

    如何最有效地管理时间还有许多需要研究的地方，过去十几年来，时间管理专家们一直试图解决这一个问题。我们在后面还要继续探讨。将时间做最有效的投资

    时间是你的生命资本，一定要学会从时间投资的角度来管理时间。当我们说投资时间的时候，就有付出会有回收的感觉。比如说，如果说你“消耗”了时间在大学里，那么你能否毕业还是个问题。但是如果你是将时间“投资”在念大学上，那么毕业似乎就是非常自然的结果了。你要将你的时间做最有价值的投资，做最有回报、最有生产力的事情。

    遵循80／20原则。只要你细心地总结一下，你就会发现：你得到的80％的帮助来自于你20％的朋友，与此同时，你投入的80％的精力却只得到20％的收益。我们常常是把大多数时间和精力花在并不很重要的地方。年轻的推销员威尔斯销售油漆时，头一个月仅挣了160美元。他仔细分析了他的销售图表，发现他的80％收益来自于20％的客户，但是他却对所有的客户花费了同样的时间。于是，他把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员，而他则把精力集中到最有希望的客户上。不久，他一个月赚了1000美元。他一生中从未放弃这一原则并最终成为这家公司的主席。