职场礼仪：日常留心，商务无所不通(18)

    1．核对收件人

    商务人员在转发电子邮件之前，首先应认真核对收件人信息，确定将电子邮件只传送给你所指明的接收人，不要把内部信息转发给外部人员或者未经授权的接收人，造成内部敏感信息外泄。

    2．关闭电子邮件地址自动处理功能。

    由于软件中自动处理功能的日益增加，在电子邮件转发过程中由于意外地选择了错误收件人而造成的安全事件也日益增加。微软Outlook中有一项“自动填写”功能，在使用下拉式清单的时候很容易不小心选择临近实际收件人的收件人。在讨论类似商业机密之类敏感信息的时候，这样的操作很容易导致各种安全事件的出现。

    3．给电子邮件加密

    当用户向外发送邮件时，使用自己的密钥或公钥对邮件进行加密，保证只有拥有对应密钥的接收者才能进行解密，得到电子邮件的信息。

    商务邮件，确保信息安全

    自觉维护网络安全，是确保信息传送渠道畅通无阻，保障电子商务往来正常运行的重要前提，因此，商务人员需牢记以下4点：

    1．不在公众场合"惹是生非"

    商务人员在网络上要自觉讲究社会公德与网络道德，做到“四不”：不在网站上随便地把企业的真实信箱地址公布于众，不利用单位网络充当黑客，不滥交网友，不传播虚假信息或散布流言，因为这样做很有可能会影响单位的业务及形象。

    2．及时整理信箱

    一方面要及时整理电子信箱中的邮件，不要胡乱删除。另一方面还有妥善保管重要单位或个人的电子邮箱地址，防止误删。

    3．不要涉及机密

    在商务交往中电子邮件通讯虽然便捷，其安全性却很难得到保证，因此应尽量不要用电子邮件传递秘密资讯。

    4．时刻警惕邮件病毒的袭击

    为防止感染病毒，不要贸然打开和下载未知的附件，尤其是一些程序更不能随便运行，当遇到这种情况时立即删除这些来历不明的文件，确保邮箱安全。

    电话：看不见的隐形“讯号”

    如何在频密的电话往来当中，展示良好的礼仪素养和职业素质，已成为商务人员必备的职业素质之一。我们在讲打电话礼仪之前，先做个打电话的测试，看看你到底表现得如何：

    1．电话形象嘛，反正别人看不到，有点小问题没关系。面对面的时候，多多注意就行了。（）

    2．为防止对方听不见，说话声音要大一点（）

    3．为了拉近关系，初次和对方电话交谈的时候可以聊聊对方的个人情况（）

    4．打通电话，先告诉对方你要找的人（）

    5．作为打电话的人，即使是商务人员，也应该先挂电话（）

    6．肚子饿的时候，可以边吃点噪音小的零食边接电话，以使自己的“底气”更足（）

    7．如果给美国客户打电话，北京时间中午十二点可别打，人家正在休息（）

    8．打电话要注意对象，在中小城市里，商务人员打电话当然可以用方言（）

    9．为能准确约到客户，可以晚上把电话打到他家里（）

    10．为了保持旺盛的精力、更有效地工作，可以躺、靠在椅子上打电话（）

    说明：

    以上10道打电话礼仪测试题，其实都是客户反感的行为或现象。答案全是“×”。

    如果你有两道以上的题答错了，说明到了要注意自己打电话形象的时候了。如果答错四道以上，你的电话形象已经影响到企业形象、公司业务的地步，改变刻不容缓。

    抓住约定的时间和对方方便的时间打电话

    在商务电话交往中，抓住约定的时间和在对方方便的时候打电话，可以让对方看到你的守时观念和诚恳态度，以下几点，商务人员需谨记：

    1．尽量抓住约定时间

    约定时间是双方通话的最佳时间，此时通话可以提高工作效率，减少不必要的时间浪费，所以如果在约定时间内爽约，将会给人留下非常糟糕的印象。