职场礼仪：日常留心，商务无所不通(19)

    2．不要在他人休息时间打电话

    一般而言，有几个时间打电话是非常不合适的，分别是：每日上年7点之前，晚上10点之后以及对方用餐时、午休时间、节假日等。

    3．避开电话高峰期

    上班后的一两个小时内、午间休息后的一两个小时内以及临近下班的时间，多为一般公司的高峰时段，打电话最好错开这个时段。

    4．打电话时间要做到“公私分明”

    打公务电话，要尽量选在工作时间内进行，不要在对方私人时间，尤其是休假期间去麻烦对方，若影响了别人，切记要解释清楚，并说声“对不起”。而在他人上班时间内，也最好不要为了私人事宜给对方打电话。

    另外，拨打国际电话时，首先要先了解一下时差．不要昼夜不分地去骚扰他人。

    控制打电话的时长是一种尊重

    一般电话礼仪规范中强调“三分钟原则”，即商务人员在打电话时，应当有意识地将每次通话的时长限定在3分钟之内，并尽量不要超过这一限定。其基本要求是“以短为佳，宁短勿长”。自觉控制通话时长也是对别人的一种尊重。

    首先，要做到善解人意，多多体谅接电话的人，注意对方的反应。在开始通话时，先询问对方现在通话是否方便，若不方便再约其他时间打过去。不要引起别人的厌烦心理。

    其次，如果通话时间比较长，通话开始前就要先征求一下对方意见，询问对方是否有时间，通话结束的时候还要表示歉意，如：非常抱歉占用了您这么长时间，等等。

    另外，在电话交谈中做到简明扼要、语句清晰的阐述事件是控制通话时长的基本做法，吞吞吐吐、含糊不清，会让对方不知所云，影响商务交流。养成在打重要电话前列出提纲、打好腹稿的好习惯，尽快地用三言两语把要说的事情说完了，简单确认后就要采取行动，终止通话。

    接听电话须及时

    及时接听电话是商务电话礼仪的首要要求。接听电话要遵循“响不过三”的原则。也就是说，在电话铃响三声之内接起电话，不要故意延误，等铃响许久，甚至响过几遍之后，才姗姗来迟地去接电话。此举可能会消磨掉对方的耐心，因等不及而挂断电话。

    不过，铃声才响过一次就拿起听筒，也显得操之过急。有时还会令发话人大吃一惊，让人感到突兀。提起听筒以后，切忌继续和周围人闲扯，而把发话人搁在一边，给对方留下妄自尊大的不佳印象。

    一般情况下，在电话铃响后最好亲自接听电话，不要轻易让别人代劳，尤其不要让小孩代接电话。在特殊的情况下，如果在做重要的事情，可以把接电话的事交给同事代劳。要确保代接电话的人能准确传递信息。同时也应尽量减少录音机或语音信箱的使用，防止因交流不及时而错失商机。

    此外，商务人员要注意不应该不接听他人打来的电话，尤其是已有预约的电话。因特殊原因，致使铃响过久才接起电话，必须在通话之初向对方表示歉意，抱歉让对方久等，这样会给对方留下好的印象，以便于以后商务交流。

    “请稍等”不能随口说出

    接电话的时候“请稍等”这样的话一定要谨慎使用，要知道，接电话的人一般都讨厌对方让自己等一下。从以下几个方面入手，可以降低对方的沮丧和恼火。

    1．询问对方之后要等待他给出答案，不能不等对方回答就直接撂下电话，这是明显的不尊重行为。

    2．给出要对方稍等的理由。比如，“张先生正在开会”，或者是“他刚才出去了，一会儿就回来”以及“我先看一下这件事该由谁来负责”等。

    3．当有人在等待时，要不时的插入一两句话，让接听电话的人知道他并没有被你所遗忘，比如每隔一分钟告诉他一次：“我本来以为他快要回来了， 可是现在还没来。”这样两三次之后，问一下对方是愿意等下去还是要留言。

    4．如果对方所要找的人或者你手头的事情所需要的时间并不止几分钟，那么应该征求一下对方的意见，看对方是否同意稍后给他回电话，如果愿意，最好记得将对方回电话的承诺写下来并且千万不可失约。