职场礼仪：日常留心，商务无所不通(16)

    2．使用的先后问题。如果你需要发一份很长的传真，而等在你后面的同事只需一发两张时，不妨让他先用；如果你的任务不是特别急迫，也应让时间紧迫的同事先用。

    3．传真纸用完时及时更换新传真纸；如果遇到传真机出故障，应及时找出原因并立刻处理好，方便下一位同事使用。

    4．不要霸占传真机。在黄金时段忌连发几十页或更多传真，影响他人使用。

    5．使用完毕后记得将你的原件拿走。如果原稿遗失，不仅会走漏重要信息，也会给自己工作带来不便。

    正式的传真必须有封面

    在商务交往中，使用传真封面，一是为了表示正式，二是为了保证收件人能够收到传真。为了让接收者一目了然地获知信息，我们需要在传真封面上注明的内容包括：传送者和接收者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等。不同单位所使用的传真封面格式不尽相同，但均应该包括上述信息。通常每个单位都有自己设计独特的专用传真封面纸。

    如果是发送紧急传真，应在封面页注明并尽量醒目显示，因为一些大公司通常是定时分批发送公函和信件，如不标明急件，很容易被当成普通传真，耽误对方事务。

    如果传真不是非常正式，每页都应该有页码标注，这样方便阅读，而且如果某一页太模糊或者接收失败，也方便准确地请对方将此页补发一次，所用纸张一般是注有本公司名称的公文纸，并标明时间与日期。一般而言，每一页上面也应写明接收人的姓名、电话号码以及所在部门的名称，如有必要可写明发送人信息。

    收到他人的传真后，在第一时间告知对方

    发传真前通知对方，收到传真后告知对方，既是对对方的尊重，也是一项基本的工作要求。在重要的商务沟通中，任何信息的丢失都可能造成时间的延误甚至影响到合作业务的成败，这样的细节不可轻视。

    1．发传真前通知对方。如果传真页数较多或者文件机密性强，要特别告诉对方，让对方考虑是否发传真或换用其他方式；发送之后，要再次和对方确认一下所发传真的页数和内容是否清楚，以免发错；同样的道理，如果你收到传真后对方没打电话来确认，就要尽快通知对方，让对方放心；如果传真机设定在自动接受的状态，你应尽快通过其他方式与收件人取得联系，确认其是否收到传真。

    2．收到传真后第一时间告知对方。时效性是人们使用传真设备时最为看重的，因此在收到他人的传真后，应当立刻告知对方，让对方安心。如果需要办理或转交、转送他人发来的传真时，更不能拖延时间，以免耽误对方要事。

    未经许可，不能传太长的文件和材料

    传真机传送的文件一般比较重要，所以在有些情况下你需要特别注意。

    1．传送太长的文件需经对方许可。传真一般不适用于页数较多的文件，页数很多的文件可能会用掉收件人传真机大量的墨水，对于双方来说成本均较高，并且很容易造成文件杂乱。因此，在发送页数较多的传真时，要特别告诉对方，经许可后方能发送。一般情况下，对于太长的文件，收件人更希望以邮件或者是邮寄的方式传递。

    2．传送保密性强的材料需经对方许可。公共传真机的使用场所使得它的保密性很低，传真纸上的机密内容很容易被任何经过传真机旁的人有意无意看到，所以传真机无法保证里面的内容不被泄露。因此，对于机密性很强的文件，要经对方同意再传送。一般来说，保密性强的材料不提倡使用传真传达，以避可能存在的风险。

    电子邮件：“E”时代的特殊规范

    近年来随着互联网的迅速发展，电子邮件成已为商务和个人沟通的最主要的网络交际手段之一。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。可见，商务电子邮件的写作在业务往来中占据了举足轻重的地位。

    职场电子邮件要讲究礼仪策略，主要有两方面的原因，一是商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。另一方面通过写电子邮件也能看出其人为人处世的态度，“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，在电子邮件的使用过程中，设身处地为他人着想，掌握电子邮件的写作规范和格式，也有助于塑造你专业的职业形象，展现良好的职业风貌。