职场礼仪：日常留心，商务无所不通(15)

    1．祝词的写法

    （1）标题。一般由致词场合、致词人和文种3个要素组成，也可酌情简化。如《××书记在××公司开业庆典上的祝词》、《中秋集体婚礼贺词》。

    （2）称呼。称呼要热情友好，可以加头衔或表示亲切、尊重的词语。

    （3）正文。有三部分内容：向祝贺对象致意；概括地评价祝贺对象已取得的成就；展望未来的美好前景并再次表示衷心的祝贺。

    （4）落款。署上祝贺单位名称、致辞人的姓名、日期。

    2．祝词的写作要求

    祝词的语言要求充满热情、喜悦、鼓励和褒扬之意，向对方传递出真诚；颂扬要恰如其分，过分赞美会使对方感到不安，亦会显得自己过于谄媚。

    “答谢演讲”将重点置于“感谢”之上

    公务交往中，许多获得荣誉、嘉奖的场合，或者在取得成功、受到祝贺之际，通常需要地做答谢性演讲，亦称答谢词。答谢词的重点在于“感谢”二字，同时也要对自己做出适当的评价。二者的优化组合构成一份完美的答谢词。具体来说要注意以下几点：

    1．客观评价成绩并进行自我肯定。将自己或本单位取得的成就在答谢词中全面客观地反映出来，以便听众更好地了解你答谢的初衷。另外，不妨对自己进行大方肯定，这不仅是自信的表现，亦是对实力的证明。

    2．承认缺点。致答谢词要自信但不能自我，对自己存在的不足要指出和承认，并表示会努力完善。

    3．强调感谢。指出自己获得荣誉或成功的原因是因为得到了他人的支持与帮助，并对此表示感谢，感情要真挚、坦诚而热烈；对于各界各方给予自己的支持，应不厌其烦地一一致谢，不得漏谢。

    4．写法得当、语言精练。答谢词因不同的场合，写法活泼亦可以庄重；篇幅不宜过长，要求语言生动、简洁、得体。

    “总结性演讲”既要看到成绩，又要承认不足

    总结性演讲，也称总结词，当各类会议或各种活动接近尾声时，负责人都会致总结词。它或者是总结评价会议结果、活动过程，或者是总结个人或本单位的工作绩效，并从中吸取经验与教训，因此，总结词既要看到成绩，又要承认不足。致总结词时一般要注意以下3个方面：

    1．全面总结。工作取得了哪些主要成绩，采取了哪些方法、措施，收到了什么效果等，需要较多事实和数据，因此认真系统地对基本情况进行总结是很有必要的。另外，一份全面的总结会对未来的发展有更好的指导作用。

    2．从总结中吸取经验和教训。通过对实践过程进行认真的分析，找出经验，发现规律性的东西；同时，亦应及时地从自己个人或单位过去的失误中吸取教训，防止未来犯同样的错误。

    3．今后打算。将怎样纠正错误、发扬成绩作简要阐述，但不必像计划那样具体。

    传真：收发传真时要告知对方

    当你需要在第一时间内将某些重要的文件、资料以及图表等送达身在异地的交往对象手中时，你会选择哪一种通信方式？没错，是传真。传统的邮寄、书信等联络方式已经无法满足高效工作的要求，而传真则以其快速、直观的优势被越来越多的商务人士所青睐，并成为无法取代的重要通信工具。使用传真可以简化工作环节、提高工作效率、节省企业开支、使信息沟通更加及时通畅。在此背景下，传真礼仪也越来越为人们所关注。

    传真的使用有3个原则：必须合法使用，即安装、使用传真设备前，须经电信部门许可，并办理相关的一切手续；必须规范使用，即在具体的操作上力求标准而规范；依礼使用，也就是遵循基本的传真礼仪。在办公室收发传真时，懂得基本的传真礼仪，有助于维护个人和所在单位的良好形象，确保所发资料安全、完整地送达给对方，从而使工作成功、高效地完成。

    办公室里使用传真的礼仪

    在办公室里利用传真对外通讯联络，你必须注意下述几个方面的礼仪问题：

    1．公私分明。由于发送传真费用较高，因此不能随意使用公司的传真设备，也不要让他人将发给你的私人传真发到公司，而且你这样做可能会给同事留下不好的印象或者是滋长办公室不良风气。若有急事必须使用，经请示同意后再用。