信息管理艺术(7)

    只有应用先进的计算机管理手段，加强信息的高速反馈和有力控制，才可能不断真正发展零售经营，形成有实力的零售经营规模，给企业带来经济效益。

    ★资金保障

    由于计算机管理信息系统开发所需配置的计算机硬件、软件、操作系统、开发工具以及网络通信设备等的价格一般都比较昂贵，因此在建立系统时必须有足够的经费保证。所需经费可根据开发计划一次性投入或分阶段、多次投入。

    系统规模选型

    鉴于零售企业计算机管理信息系统的建立在我国尚处于起步阶段，还没有较为完善、规范化的系统，在确定方案时应多方考察、谨慎选择方案。宜选择几处条件相似的零售企业进行实地考察，将本企业拟建立的系统与考察企业系统的实际运作相比较，从中筛选出适合本企业的最佳管理信息系统方案和可供选择的最佳软、硬件配置。

    系统规模选型原则一是实事求是、二是重在发展。千万不可盲目追求“高、大、全”，造成人力、物力、财力的浪费。零售企业必须根据本企业的经营目标和管理要求来确定计算机管理信息系统的具体目标和规模，构造适合本企业的管理系统模型。

    系统的性能

    零售企业计算机管理信息系统应具备的性能，可以归纳为以下几个方面。

    ★安全可靠性

    零售经营要求数据的采集、加工处理和输出准确无误。若管理信息系统由于其软、硬件问题而经常处于工作不稳定的状态，甚至引起差错，如提供的数据不可靠等，就会导致管理失调、决策的失误。或者与消费者产生纠纷，或者与外界通信系统产生矛盾等。因此，系统的安全可靠性是至关重要的。

    ★可扩充性

    计算机管理信息系统应以开放性系统结构和设备为中心来建立，使系统具有较强的扩充和升档能力，以保证零售业务规模及经营领域扩大时的需要。例如信用卡的使用、多种外币现金的结算、计算机计税设施的安装，以及增加店铺等。

    ★先进性

    为使系统建立后具有一个较长的生命周期，要多方面了解机型生产和推出的时间、全面了解机型的先进性，避免由于安装过时或者使用将淘汰机型而造成不应有的失误。

    ★实用性

    系统应具有很好的实用性和一定的通用性。不仅能充分满足目前业务要求，还要考虑今后几年发展的需要，并能在尽可能短的时间内得以实施并产生应有的效益。

    ★简易性

    系统应具有操作简单、易学易用等特点，并具有较强的容错功能。

    加强系统管理

    零售企业管理信息系统开发完成并投入使用后，并不等于就能够创造效益，必须要加强管理，否则系统功能再强也不能发挥其应有的作用，实现其设计目标。除加强对职工进行培训、加强系统管理专业队伍的建设及机房管理外，尤其需加强系统的运行管理。系统的运行管理，主要包括日常运行管理和对系统的维护。

    ★日常运行管理

    日常运行管理主要是进行运行跟踪记录，完整、准确的系统运行记录是进行系统评价、系统改进和审核的基础，也是系统安全应用的保证。应制订严格的制度，采取必要的措施，从系统投入运行开始，操作人员就应严格按要求填写运行记录。

    ★系统维护

    系统维护分为在运行中发生故障和错误时的被动维护以及因经营管理的实际需要提出对原系统做局部更新的主动维护。对于被动维护，首先要判断发生故障和错误的原因是属于软件还是硬件，然后分别进行维护。对于软件还是硬件，然后分别进行维护。对于主动维护应按下列步骤进行：填写修改申请表、说明修改原因和内容；由系统主管人员根据原系统功能及利用功率、人员、经营等情况审定修改是否必要和可能，作出是否修改及何时修改的决定。如何决定修改，则有系统主管人员以书面形式下达给程序员，指明修改内容、要求和期限。由系统主管人员负责验收，投入运行，并用书面形式向使用者及操作人员指明新增加的功能及修改的情况等。