商务接待：小细节换来大满意(7)

    2．名片管理要分类

    你可以把所有的名片按一定的方式进行分类，如按地域分类，比如；按省份、城市，也可以按行业分类，还可以按人脉资源的性质分类，比如：同学、客户、专家等。然后再分好类的名片整齐地放在名片夹中。不要把自己的名片和他人的名片或其他杂物混在一起，以免用时手忙脚乱或掏错名片。平时还要养成经常翻看名片的习惯，工作的间隙，给对方打一个问候的电话，发一个祝福的短信等，让对方感觉到你的存在和你对他的关心与尊重。

    3．定期清理名片

    定期对名片进行清理就是将你手边所有的名片与相关资源数据定期进行整理，依照其重要性、长期互动与使用频率等因素，将它们进行筛选清理，长期保留的要继续做管理，不太确定可以暂时保留的，确定不要的可及时销毁。

    接待：欢迎礼仪要因人而异

    接待通俗说是迎来送往，它是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。礼貌周到接待工作不仅可以给客人留下良好第一印象，而且可以为下一步深入接触打下了基础。

    在接待工作中，为了体现相互尊重，需要通过一些行为准则去约束人们在商务活动中的方方面面，这其中确定接待规格，准时接站，合理安排座次，欢送话别等方面。商务接待成功的秘诀在于细心，了解客人，照顾到每一个客人的喜好，对新老朋友都热情相待。

    常言道：“出迎三步，身送七步。”妥善的迎接送别礼节可以给对方留下美好的回忆，以期待客人能再度光临。因此，在商务接待中，接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。来访者离开时，接待者要做好接待工作最后的也是非常重要的一个环节。

    商务接待是人际交往的艺术，教养体现细节，细节展现素质，在商务接待中提高公司形象，强调公司的任务，而且要圆满、漂亮地完成任务，愿以下礼仪知识能帮助你提高自身修养。

    接待规格要区别对待

    接待规格是以陪同领导的角度而言的。接待规格过高，影响领导的正常工作；接待规格过低，影响上下左右的关系。所以，确定接待规格时应慎重全面地考虑。

    按时礼仪规范，接待规格一般是遵循身份对等的原则，意思是说在安排接待人员时，根据来访客人的身份与级别，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；

    要接来客通知后，接待方人员就要了解客人的基本信息，从而根据来客的情况和本单位的情况确定接待接待规格。接待一般采取3种不同的规格：

    1．高规格接待

    高格接待即主要陪同人员比来宾的职位要高的接待。如果是上级领导派一般工作人员前来口授意见或兄弟单位领导派人商谈要事，或下级因重要事宜来访，应尽量采取高规格接待，陪同人员的职务比客人高；

    2．低规格接待

    即主要陪同人员比客人的职位要低的接待。遇到上级领导来本地了解情况、老干部或上级领导路过本地，或是外地学习参观团前来等，往往只要安排好食宿或调查研究的对象就行，本地领导出面陪坐一次就行了，陪同任务主要由有关工作人员去完成；

    3．对等接待

    即主要陪同人员与客人的职位同等的接待。这是最常用的接待规格。实际当中，最普遍的还是对等对待，也就是陪同人员和客人职务、级别基本一样。

    对远道而来的客人，做好接站工作

    对远道而来的客人，做好接站工作，可以给客人以热情、周到的感觉，使双方在感情上更加接近。做好接站工作，一般包括以下程序：

    1．迎客准备

    与行政或公交部门联系，按时安排迎客车辆；预先为客人准备好客房及膳食；若对所迎接的客人不熟悉，需准备一块迎客牌，写上“欢迎×××先生（女士）”以及本单位的名称；若有需要，还可准备鲜花等。还要高举迎客牌，以便客人辨认。

    2．接站会面

    接站时要保证提前等候在迎接地点，迟到是不礼貌的，客人也会因此感到不愉快。客人在约定时间按时到达，接待人员应主动迎接，不应在会谈地点静候，见到客人应热情打招呼，先伸手相握，以示欢迎，同时应说一些寒暄辞令。