新人录用决策(3)

    （1）反映员工历史状况的信息，包括各种真实的简历、自传材料、鉴定材料、政治历史问题的审查材料和甄别、复查材料及政治背景资料等。

    （2）反映员工现状的信息，包括员工进入企业工作后相应的职务、职称、教育状况、工作变动、工资变动、任免晋升、考核材料、奖励、模范先进事迹材料、处分和甄别复查材料等。

    （3）反映员工个性与潜能的信息，包括员工的兴趣、特长、爱好或者能反映其行为与思维方式的一些资料。

    员工信息管理的步骤

    通常，员工信息的管理可以分为信息收集、信息整理、信息保管三个步骤：

    1.员工信息收集

    员工信息收集是企业人力资源部门负责的工作，在招聘与选拔工作结束之后，人力资源部门的工作人员需要将有关员工历史上形成的和近期形成的人事材料收集起来。

    2.员工信息整理

    员工信息整理是企业人力资源部门的工作人员按照一定的规则、方法和程序对收集到的有关新员工的所有资料进行鉴别、归类、排列、登记、技术处理，使之系统化、规范化、条理化，最终形成真实、完整、精确的资料系统。

    3.员工信息保管

    员工信息保管就是指人力资源工作者对员工信息资料进行接收、登记、编号、存放的过程，值得注意的是，信息资料一旦正式保存，任何人不得私自进行取用，也不得私自保存他人或本人的信息资料。一般情况下，企业都会制定比较完善的信息管理制度，如材料的归档制度、检查与核对制度、传递制度、保卫保密制度、统计制度等，用来规范化员工信息的管理。

    信息管理系统的结构

    随着企业规模的不断扩大，内部包含的机构越来越复杂，员工越来越多，人力资源管理工作也变得越来越困难。因此，要保证企业内部情况的及时掌握就需要建立一个高效有序的信息管理系统。一般来说，企业信息管理系统的结构分为三层，如下：

    1.基础数据层

    基础数据层的数据通常变动性很小，包括员工个人属性数据和一些单位数据。单位数据如组织结构、职位设置、工资级别、管理制度等是整个系统运转的基础。员工的个人属性数据则是指员工的一些基本信息、员工工作分配的信息、家庭和社会关系、合同和档案信息、员工各种证件和证书信息等，是人力资源系统必备的功能。

    2.业务处理层

    业务处理层的数据是一些积累性的数据，如薪资数据、绩效考核数据，培训数据、考勤休假数据等，属于人力资源管理具体业务流程的系统功能，能够帮助企业提高自身的人力资源管理水平。

    3.决策支持层

    决策支持层包括员工的工资状况、员工考核情况等关键性的信息，是基础数据与大量业务数据组成的人力资源数据库，能够为企业的决策层提供相关的数据统计分析，便于企业决策层及时把握企业的总体人力资源状况。

    签订劳动合同

    劳动合同是新员工录用中最重要的内容，是员工与企业确立劳动关系，明确各自权利和义务的协议，也是员工与企业发生劳动争议后处理争议的重要依据，具有不可替代的法律效力。因此，任何企业都不可轻视劳动合同在新人录用中的地位和作用。

    劳动合同的内容

    一般情况下，一份完整的劳动合同应当包括劳动相关条款和劳动期限等内容。劳动合同的相关条款包括：工作内容；工种（岗位）以及该岗位应完成的生产（工作）任务、工作班次、合同履行地；劳动保护和工作条件；劳动安全和卫生规程；女工和未成年工的保护规定；工作时间和休息休假；劳动者的工资、奖金、津贴和补贴；企业的规章制度、劳动纪律；劳动合同终止的条件；违反劳动合同应负的责任等。

    与各项条款相对应，劳动合同的期限是指合同的有效时间，它一般从合同的生效之日开始，到合同的终止之日结束，包括固定、非固定、工作量三种形式的期限。固定期限的劳动合同既明确了合同的起始日期，也明确了合同的终止日期；非固定期限的劳动合同写明起始日期而无终止日期，只有当双方约定的终止条件或法定的解除条件出现时，合同才能终止或解除；工作量相关的合同有起始日期，终止日期则是以某项工作完成的日期为准。