认识你可能会犯的错(2)

    5、对时间和造价的计划过于乐观

    原因1：任意缩减计划

    根据自己的主观意愿任意缩减计划，这是过于乐观，或缺乏现实所为。我们在制定一项新的项目计划时，通常是采用详细估计工作内容和项目造价的方式，并将曾有过的经验为依据用于进行项目规划，接着就是过于乐观地执行。可是主管们看着这些估算，认为太高，于是开始假设有可能使工作做得更快、更便宜。但是，如果采用估价的方式，你就应该相信他们，接受取得的结果，否则你所做的努力就要白费。另一种可以导致自我欺骗的情况是当项目必须“出售”给基层组织机构或外面的客户，为了使项目有吸引力，降低对工作内容和造价的估算，并说服自己，新的估算也能取得结果。但不幸的是，经常是达不到所要求的结果。

    原因2：缺乏工作经验

    第二个过于乐观的是低估达到程序变化所需要的时间。以经验为根据的数据可以用来估算各种技术活动所需要的时间。比如说我们知道浇灌1000m3混凝土的厂房基础需要多长时间，使其凝结需要多长时间，我们也可以知道写1000行COBOL节目平均要花一个程序编制人员多少时间。相反，我们不会知道变化一个程序需要多少时间，我们也不会知道发生变化将受到多少阻力，能采用什么样的变化模式，是否不需要很长时间？是否变化明显？是否需要好几个月才能完成变化？

    再说，有些进度是根据公司里做出的某种决定而改变的，大部分情况下公司做决定时，往往忽略政治因素，因而少估了所需要的时间。其结果是提供给程序任务的时间和资源不够。时间过短使人们没有时间获取新的知识和转变态度。艰巨的任务没完成好，需要重做，实际上是浪费了资源。

    对项目过于乐观是危险的。为了避免出现这种错误，那些要承担项目工作的人必须参加制定计划，负责执行这些计划的人必须抱有现实的态度。最重要的是要考虑过程变化，所需要的时间和资源，解冻、履行变化，然后再结冻组织机构，这些资源也必须包括在计划中。在资源的计划安排中高估了其能力和能量

    这里常见的错误与上一个问题有关联，它起了一定的作用。对时间和造价的估算往往以理想的资源和理想的环境为依据。虽然这些工作人员有知识和经验，但他们能投入到项目中的时间并不是那么理想。重要的一点是制定计划时一定要考虑其限定因素。

    6、项目日期安排忽略了浪费的时间

    项目经理们在计划制定上都会不自觉地有这样一个趋势，即好像外面的世界不存在。但现实生活中人会生病，会去度假，会去参加课程学习和各种研讨会，而这些因素会影响他们对的工作量的完成。根据我们的经验，由于上述原因会使项目团队成员的工作效率降低20%—30%。

    7、计划中忽略了各种活动

    由于每个项目都是独一无二的，项目经理们过去的经验不能事先告诉他们都有哪些活动。如果他们将所有的活动都列入清单之内，许多人就试图在制定计划时就搞得过于详细，而有些事情还是会被忘记。以前有过类似项目活动的清单也可借鉴，但要注意的是，由于没有两个完全一样的项目，在使用这些清单时就一定要慎重。

    制定项目计划是出现错误往往是致命的，它会在项目开始实施后给项目经理带来极大的困扰，似乎一切都不能按照计划进行似的。于是才总是出现这样的一幕：项目经理们每天忙于不停的修改计划，修改项目的实施方法，最终所有人全都无所适从。由此可见，项目经理们与其在项目实施开始后抓瞎，倒不如在制定项目计划时多下功夫，把一切可能出现的情况与意外都尽量考虑在内，最大限度地避免上述的这些错误的发生。

    实施控制并非轻而易举

    制定出一个好的计划是项目经理的第一步，组织项目成员的活动是第二步。而项目管理就是用预先制定好的计划来指导项目成员，在小组中提供合作性的领导，这就是我们所说的项目控制。

    项目控制就是跟踪实际工作进程并将其与计划安排进程进行比较，发现问题，及时纠正，以保证项目计划的有效实施。项目不可能一帆风顺，避免导致失败的问题才是唯一的出路。项目控制是一项重要的技能，它同时也是一项问题解决的技能。项目经理的控制职责主要是全面对项目进行监控，了解项目实际进展状况，及时发现偏差，并采取措施加以纠正，使项目工作处于受控状态。项目控制是一个项目经理的重要部分，控制内容包括：就与计划有关的项目进度做出报告；分析项目进展和计划之间的差异；采取措施限制住计划和进展之间的差异。