商务会务：让沟通更加有效(10)

    一边休闲地品茶，一边发表各种见解、互相交换意见，在轻松愉悦的环境中，茶的成分对人的神经起着温和的刺激作用，使人精神振奋，感觉愉快，机智敏捷，思路顿开，最终获得决策方案。

    从字面上来看，茶话会主要是以茶待客、以茶会友，但事实上，它则往往是重点不在“茶”，而在于“话”，即意在借此机会与社会各界沟通信息、交流观点，听取批评、增进联络、为本单位实现“内求团结、外求发展”这一目标，创造良好的外部环境。

    人们参加茶话会，不但在身心上得到某种满足和慰藉，还能增进友谊、增长知识。但作为商务会谈形式出现的茶话会看似散漫，从筹备到举办都有不可不学的礼仪要点。其具体内容主要涉及会议的主题、来宾的确定、时空的选择、座次的安排、茶点的准备、会议的议程、现场的发言等几个方面。

    茶话会必须围绕主题来邀请嘉宾

    根据常规礼仪，筹办茶话会时，嘉宾的邀请必须围绕会议主题来确定主要与会者。也就是说，茶话会邀请哪些人士参加是由茶话会的主题来决定的。比如，如果茶话会的主题是答谢，那么就要邀请与本公司有着业务来往的客户，以答谢他们的平常的支持与帮助。

    因此，主办单位在筹办茶话会时，必须围绕其主题邀请来宾，尤其是确定好主要的与会者。一般来说，筹办茶话会的主办方邀请的主要与会者大致包括以下几种类型：

    1．主办单位内部人士

    这种茶话会以本单位人士为主要与会者，主要是邀请本单位各部门的优秀代表参加，意在沟通信息、通报情况、听取建议、嘉勉先进、总结工作。

    2．本单位的顾问

    以本单位的顾问为主要与会者的茶话会，其主要目的是在表达对有助于本单位的各位专家、学者、教授的敬意。特意邀请他们与会，不仅可以表达主办方对他们的尊敬与重视，也可以进一步地直接向他们咨询，并听取其建议，从而有利本单位的发展壮大。

    3．合作中的伙伴

    这种茶话会，有时亦称联谊会。以合作中的伙伴为主要与会者的茶话会，重在向与会者表达谢意，加深彼此之间的理解与信任。主要邀请在商务往来中与本单位存在着一定联系的单位或个人。除了自己的协作者之外，还应包括与本单位存在着供、产、销等其他关系者。

    4．社会上的贤达

    社会贤达多指在社会上拥有一定才能、德行与声望的各界人士。以社会上的贤达为主要与会者的茶话会，可使本单位与社会贤达直接进行交流，加深对方对本单位的了解与好感，并且倾听社会各界对本单位的意见或反映。因为这类人员身为知名人士，不仅在社会上具有一定的影响力、号召力和社会威望，而且还往往是某一方面的代言人。

    举行茶话会的时间

    根据礼仪规范，举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。有些时候，亦可将其安排在上午十点左右。需要说明的是，在具体进行操作时，自可不必墨守成规，而主要应以与会者尤其是主要与会者的方便与否以及当地人的生活习惯为准。

    确定举行茶话会的时间时，还要考虑到举行的时机、时间的长度等因素。

    1．时机选择

    茶话会举行的时机问题是头等重要的。唯有时机选择得当，茶话会才会产生应有的效益。通常认为，辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危险挫折之时，等等，都是商界单位酌情召开茶话会的良机。

    2．把握长度

    茶话会往往是可长可短的，关键是要看现场有多少人发言，发言是否踊跃。茶话会时间的长度，可由主持人在会上随机应变，灵活掌握。一般情况下，一次成功的茶话会，大都讲究适可而止。若是将其限定在一个小时至两个小时之内，它的效果往往会更好一些。

    茶话会上的尊卑座次不宜过于明显

    通常情况下，主办方筹办茶话会的目的多是联络情感，加强交流氛围多是轻松的，自由的，为了使与会者畅所欲言，并便于大家进行交际，茶话会上的尊卑座次安排一般不宜过于明显。