商务会务：让沟通更加有效(5)

    新闻发布会的时间不宜选择晚上

    新闻发布会的时间尽量不要选择在晚上。因为主办方可能会出于礼貌的考虑，邀请记者在发布会后共进晚餐，这并不可取。如果不是历时较长的邀请记者进行体验式的新闻发布会，一般不需要做类似的安排。

    一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布，也会邀请记者出席，但要保证记者的采访工作可以比较早的结束，确保媒体次日发稿。在这种情况下，一般会把新闻发布的内容安排在最初的阶段。

    新闻发布的时间通常也是决定新闻何时播出或刊出的时间。因为多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天，因此要把发布会的时间尽可能安排在周一、二、三的下午为宜，会议时间保证在1小时左右，这样可以相对保证发布会的现场效果和会后见报效果。

    另外，在时间选择上，还要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道任务，会冲淡企业新闻发布会的传播效果。

    发布会的现场即可在室内，也可在室外

    发布会的场地可以选择在户外，因为有些重大事件发布会就在事件现场举办，这样不仅有利于摄影记者拍照，还可以更好以现场说法进行有力说明。

    当然，发布会也可以选择在室内，室内发布会根据发布会规模的大小，可以直接安排室内进行，以酒店居多。

    酒店有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。还要考虑地点的交通便利与易于寻找。包括离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？

    除此之外，发布方在选择新闻发布会的场所时，还必须考虑以下的因素：

    1．硬件设施

    硬件设施多指会议厅大小，可容纳人数，主席台的大小，音响设备是齐全、布景是否合理、胸部麦克风、远程麦克风等相关设施。另外，酒店外围布置也是一个重要的因素，如酒店外横幅、竖幅、飘空气球、拱形门等。酒店是否允许布置。当地市容主管部门是否有规定限制等。

    2．软件设施

    软件设施就是指相关服务如何？如，住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？

    总之，根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。

    发布会发言人的确定

    代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响。如其表现不佳，公司形象无疑也会令人不悦。因此，企业应该把握好这种同媒介打交道的机会。

    新闻发布会其实就是企业借媒体之势来为自己做广告宣传，从而拓宽自身的发展空间。为了展现给公众一个良好的形象与口碑，在确定发布会发言人的人选时更要谨慎对待。

    新闻发言人的确定一般要考虑以下几方面的因素：

    1．核心领导人物

    发布发言人必须能够代表企业有权发言。按惯例来说，企业的核心领导人物在公司身居要职，代表着一定权威，最有发言的资格。

    2．良好的形象与内涵

    发言人面对的将是公共，要有良好的外形；而发布会现场很可能面对各种各样的提问，这就需要发言还好丰富的知识和良好语言表达能力。

    3．较强的调控能力

    发言人要有现场调控能力，可以充分控制和调动发布会现场的气氛。如遇原定计划变动需要加以调整，发言人要灵活把握现场局势；另外，发言人还具备良好倾听的能力及迅速的反应能力。

    不好回答的问题要幽默做出解释

    在新闻发布会上，通常在发言人进行发言以后，有一个回答记者问的环节。可以充分通过双方的沟通，加强记者对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握。有准备、亲和力强的领导人接受媒体专访，可使发布会所发布的新闻素材得到进一步的升华。

    在新闻发布会上，发言人的一言一语，都代表着主办单位。因此，必须对自己的讲话分寸予以重视，在讲话或回答问题时，以简明扼要为宗旨，积极向媒体提供新闻，语言可尽可能地生动灵活，态度要温文尔雅。