商务会务：让沟通更加有效(11)

    根据约定俗成的惯例，在安排茶话会与会者的具体座次时，主要采取以下4种方式。

    1．环绕式座次

    这种安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，因而在茶话会中使用较多。即不设立主席台，而将坐椅、沙发、茶几摆放在会场四周，不明确座次的主次尊卑，听任与会者入场后自由就座。

    2．圆桌式座次

    圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就座。圆桌式排位又分下面两种形式：一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就座。二是在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。

    3．散座式座次

    散座式任由座椅、沙发、茶几四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。散座式排位常见于在室外举行的茶话会。

    4．主席式座次

    在茶话会上，这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就座，并且按照常规就座。

    茶话会上的茶点，应被定为配角

    由于茶话会有别于正式的宴会，重“话”不重“茶”的，一般不会在吃的方面过多下工夫。因此，茶话会不上主食，不安排品酒，而只向与会者提供一些茶点。

    商务礼仪规定，在茶话会上，为与会者所提供的茶点，应当被定位为配角。不论是主办单位还是与会者，大家都应当明白茶话会以“说”为主。但在具体进行预备时，也需讲究有关基本礼仪。

    对于用来待客的茶叶、茶具，务必要精心准备。应尽量挑选上品，不要滥竽充数。在选择茶具时，最好选用陶瓷器皿，并且讲究茶杯、茶碗、茶壶成套。所有的茶具一定要清洗干净，并且完整无损。

    在准备茶叶方面，还要注意照顾与会者的不同口味。应备有红茶、绿茶、花茶等品种，对中国人来说，绿茶老少皆宜；而对欧美人而言，红茶则更受欢迎。在力所能及的情况下，应尽力挑选上等品。

    除主要供应茶水之外，在茶话会上还可以为与会者准备一些瓜子、点心、水果、糖果或地方风味小吃。在茶话会上所供应茶点虽然是配角，但要注意品种要对路，数量要充足，并且要便于取食。为此，还需准备擦手纸巾。

    与会者的发言在任何情况下都是茶话的重点

    根据会务礼仪的规范，茶话会现场与会者的发言在茶话会上举足轻重。为了确保与会者在发言中畅所欲言，通常，主办单位事先均不对发言者进行指定与排序，也不限制发言的具体时间，而是提倡与会者自由地进行即兴式的发言。但对与会者来说，在现场发言时，应该注意以下基本礼仪：

    1．举止得体

    与会者在茶话会上发言时，表现必须得体。不论所谈何事，都要使自己语速适中，口齿清晰，神态自然，用语文明。在要求发言时，可举手示意，但同时也要注意谦让，不要与人进行争抢。不论自己有何高见，打断他人的发言插嘴，都是失当的行为。

    2．态度要友善

    肯定成绩时，一定要实事求是，力戒阿谀奉承。提出批评时，态度要友善，切勿夸大事实，调整挖苦。与其他发言者意见不合时，要注意“兼听则明”，并且一定要保持风度。切勿当场对其表示出不满，或是在私下里对对方进行人身攻击。

    3．注意观众反应

    会议上有发言任务的人，仪态要落落大方，掌握好语速、音量。注意观众反应，当会场中人声渐大时，则标志着你该压缩内容，尽快结束了。发言完毕应向全体与会者表示感谢。

    茶话会的主持人要善于引导与会者发言

    如果在一次茶话会上没有人踊跃发言，或者是与会者的发言严重脱题，都会导致茶话会的最终失败。通常状况下，茶话会的现场发言要想真正得到成功，重点在于主持人的引导得法和与会者的发言得体。

    因此，在茶话会上，主持人所起的作用往往不止于掌握、主持会议，更重要的是在现场上审时度势，因势利导地引导。

    茶话会的主持人，应当有控制全局的能力。当大家争相发言时，在众人争相发言时，应由主持人决定孰先孰后；没有人发言时，主持人引出新的话题就教于与会者；或者恳请某位人士发言。会场发生争执时，主持人要出面调解及劝阻；

    另外，在每位与会者发言前，主持人可以对发言者略作介绍。发言的前后，主持人要带头鼓掌致意。