职场礼仪：日常留心，商务无所不通(11)

    2．商业信函的内容

    试着把商业信函写成一封信，语气亲切，使其更像是一对一的私人交流信件；开头要简短，开头读着越容易，收信人就越容易读下去；要注意信中要谈的是你的收件人而不是产品，并且尽量使用第一人称；把读信人当成一位重要的客户；对于那些商业行话或充满促销味的语言要慎用或禁用；信尾附言通常是收信人必看的句子，要利用它引起客户对你的产品的关注。

    写邀请信之前先确定语气

    邀请信又叫请柬或请帖，是单位、团体或个人邀请有关人员出席隆重的会议、典礼或参加某些重大活动时发出的礼仪性书信。一般由标题、称谓、正文、敬语、落款和日期组成。正文中要指明主办方、活动目的、服装风格、是否有宴会或舞会、如何答复等。做到以下几个方面可以帮助你写一封得体的邀请信：

    1．写邀请信前先确定语气。邀请信语气因主题、邀请对象、传送媒介不同而有所不同。主题比较宏大庄重的邀请信文辞亦应庄重；若是小聚会或俱乐部活动用语则可以活泼自然；在报刊上发表的邀请信，一般内容表现比较正式，文辞严谨。不管邀请谁，所用语言应恳切、热诚，让他们感到你的诚意。

    2．请柬的形式要美观大方。用红纸或特制的请柬填写，文字须准确、简练、文雅。

    3．收信人的名字用手写，并且使用钢笔，受邀人会感觉受到重视而欣然前往。

    4．核实时间、地点、人名等关键性词语，确保没有遗漏或误写重要客户信息。

    贺信写得要及时

    贺信是表示祝贺的信函的总称。现代人一般使用贺信来表彰、赞扬、庆贺个人或组织在某个方面所做的贡献和取得的成功。日常交往中使用贺信可以维系朋友关系；在商务活动中使用贺信，一般考虑的是保持与合作伙伴的良好关系，加强双方的友好往来，因而商务贺信要写得及时。贺信包含以下4个部分：

    1．标题。可以写“贺信”，也可以在此之前写上何人给何人的贺信或祝贺的理由。

    2．称谓。顶格写明被祝贺单位或个人的名称及姓名。

    3．正文。首先表示祝贺，其次是祝贺愿意并表示欣赏与肯定，评价要恰如其分，然后提出自己的希望，通常以“谨祝取得更大的成功”一类祝愿语结尾。

    4．落款。写明发信人和发信日期。

    贺信写起来比较容易，但是在语言方面要把握有度，语言固然要热情洋溢、令人振奋，但不能显得谄媚。

    感谢信不仅要有感谢的意思，更要有表扬的内涵

    感谢信是对某个单位或个人的关怀、支援、帮助表示感谢的信。感谢信不仅有感谢的意思，而且有表扬的内涵。其基本要求是内容真实具体、感情真挚。

    1．感谢信的格式

    （1）标题。第一行正中用较大字体写“感谢信”或“致×××的感谢信”等。

    （2）称谓。顶格书写感谢对象的单位名称或个人姓名。若对象众多，可以在正文中提及。

    （3）正文。从第三行空两格起，首先致谢，其次说明致谢原因，以表现对方的优秀品格，重点叙述关键时刻对方的关心给自己带来的帮助，要将事迹叙述清楚，厘清人物、事件、时间、地点、原因、结果等要素，让他人了解清楚并真诚向对方学习。

    （4）结尾。写上表示敬意、感激的话，如“致以最诚挚的敬礼”、“此致”、“敬礼”等。

    （5）落款。署名，注明写信日期。

    2．感谢信要注意的方面

    感谢信以说明事实为主，重点介绍对方对自己或本单位的帮助，切忌空洞的议论；表示谢意的话要得体，符合彼此的身份；感情要真挚、热烈，争取感染看信者。

    写致歉信时要对自己的言行负责

    致歉信是因自己的失误或拒绝让对方不快，为消除曲解、增进友谊和信赖而写的表示赠品礼道歉的信函。其最主要的目的是求得谅解，因此一定要真诚，让对方字里行间看出你在对自己的言行负责。

    1．致歉信的格式

    由三部分组成：称谓、正文、署名和日期。正文要诚恳说明给对方带来不快的原因并表示真诚歉意，请求谅解。