职场礼仪：日常留心，商务无所不通(10)

    总之，商务信函的抬头应根据具体对象具体对待，力求恰如其分。

    正文要主题明确

    正文是在商务信函中最核心的内容，写作时，一定要注意主题明确，言简意赅，层次清晰，语句通畅。以下要点是必须认真对待的：

    1．适当使用人称。根据对对方的了解以及双方关系的亲密程度来选择人称。

    2．将最重要的信息放在前面，节省对方的阅读时间。比如“本信目的是与你们探讨合作的可能性”。

    3．精简信函内容。太长会让对方感到乏味，而“篇幅短、段落短、句子短、词汇短”四短式的信函通常比较受欢迎。

    4．一封信上不讨论两件事，以突出主题。

    5．语言平和。亲切、自然、活泼的语言更容易让人产生好感，忌用过于粗俗和曲高和寡的语言。

    6．确保信息准确无误。比如要求供货时，不要用“大量”、“许多”一类词，应具体说明数量。另外，为避免拼写和语法错误，不妨在信寄出前校核一遍；少用生僻字、词和易产生歧义的语言。

    7．书面要干净整洁。正式的公务信函最好打印，手写信函要字迹工整、格式正确。

    8．防止泄密。普通信函不应在字里行间直接或间接地涉及商业秘密。

    结尾要求全面而具体

    结尾作为公务信函的最后一部分，写作上的基本要求是全面而具体，这样的结尾才是有效用的。一般而言，商务信函的结尾由以下6个部分组成：

    1．祝颂语。它是写信者对收信者所进行的例行祝福，内容多有固定模式，一般不宜空缺。

    2．附问语。它是指写信者代替自己周围人士问候收信者或附带问候收信者周围人士，可用可不用。

    3．补述语。它是正文后尚需补充的内容，亦称附言。一般的公务信函最好不用补述语，如需使用，应注意三点：单字不成行；单行不成页；字数不宜多。

    4．署名。署名宜为写信者的完整姓名，必要时，亦可同时署上其行政职务与职称。若为打印信函，最好有署名者的亲笔签名。

    5．日期。所署日期要尽量具体，写明“×年×月×日”，必要时注明“×年×月×日×时”。

    6．附件。即其他有关文件，通常置于公务信函之后，为便于收信者核对，在信中应注明其具体件数、页数、名称等。

    封文要慎用雅语

    封文，即写在信封上的书信内容。交付邮寄、快递的公务信函均应书写封文，封文要慎用雅语、地址详尽，主要有其以下规范：

    1．地址详尽。通信双方的具体地址均应仔细写明，不仅要写上省、市、区、街道、门牌号码，而且还应写上单位、部门。这样既可以保证收信者及时收到信函，亦能确保信函退回时不致丢失。

    2．姓名书写正确。若收寄者是单位、部门时，应注明其正确的全称。

    3．慎用雅语。雅语的使用有其基本规范，不可滥用，并且要注意顺序，对邮递员的称呼应写在收信者姓名之后，启封词应写在收信者姓名与邮递员对其称呼之后，而缄封词则写在寄信者姓名之后。

    4．邮编正确、勿漏。一些公务信函晚到甚至缺失，很可能是因为没有邮编或邮编不正确。

    5．格式标准。不同类型的信函有不同的格式标准，因此要根据各自的标准来写公务信函的封文。比如直式信封的邮票贴于信封的左上角，横式信封的邮票则贴在右上角。

    最能打动对方心扉的有效商业信函

    商业信函是指将客户所需发布的商务性信息广告，通过邮寄的方式，直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。作为一种较为通行的促销方式，商务信函却常常因缺乏正确的策略而无法实现促销目标。其实，制作一封能打动对方心扉的商业信函并不难，关键在于你是否掌握了这些技巧：

    1．商业信函的信封

    精心制作信封，形成独特风格；将有冲击力的语言写在信封上，信封的背面可以充分利用；如果你在邮件中增送了礼物，一定要在信封上突出来；把信封制作得像特快专递信封让人一看到这些信件就感觉是非常的重要。