职场礼仪：日常留心，商务无所不通(12)

    2．如何通过致歉信最大限度的求得对方谅解

    首先要坦率地致歉，不做辩解或找借口，当然，对方不知情的原因背景是有必要阐述的；其次是阐明处理该事件的解决方法，若有必要，提出适当的赔偿，比如“优质产品已经运送过去了”；最后要明确肯定地表示此类错误不会再发生，并希望对方不要因为此事改变对你方的友好态度。

    附致歉信范例：

    致歉信

    尊敬的××先生：

    感谢贵方2007年7月10日的来函，信中指出了我方发票中的一个错误。

    很抱歉遗憾，由于我们的疏忽，把S30错记在贵方的账户上。我们对此深表歉意。现将修改后的发票附上。

    此致

    敬礼

    ×××

    2007年7月11日

    寻找适当的借口，写封联络函

    联络函是平时用以培养客户关系、与客户保持联络的一种专用信函，也称保持接触函，联络函的使用，不仅能证明自己的存在，保持与客户的接触渠道畅通，还能培养、深化对方对自己的良好印象，为以后可能的合作打下基础。一般而言，联络函应当定期寄发。从以下几个方面写联络函会带来不错的效果：

    1．寻找适当的去信借口。借节日、庆典、重要活动之机致函，这样对方就不会觉得太唐突。

    3．真诚的表达对方的重视或关注。可以先向对方表达自己诚挚的问候，在信函中提及对方的成就和威望并表示赞赏。

    3．简要介绍自己或公司发展状况以增进对方对自己及所在单位的了解。

    4．伺机表示与对方合作的决心。不妨将对方进行进一步交往、合作的意图表达出来，语言要严谨、诚恳。

    5．把握友善的分寸。联络函是以联络为主题，因此篇幅宜短，语气宜友善。

    推荐函写得要有力有度

    推荐函，一般指在校教师，企业管理者、社会权威人士等专为介绍某位人士建议其他单位任用该人士而使用的信函。一封有力度的推荐函，相当于给被推荐者增加了一块竞争的砝码。推荐函的写作需要兼顾以下4个方面：

    1．介绍自身情况。在推荐函的开始部分，写作者应简要交代一下自己的情况以及自己和被推荐者的关系熟悉程度。

    2．给被推荐者一个全面客观的评价。被推荐者的能力、阅历、特长以及素质等基本情况必须介绍清楚。评价推荐者独特的经历以及出色的技能时，不妨举出实例。另外，可以发表一下关于对这个人是否能胜任他将要寻找的工作的意见，这个意见可以有所保留，也可以直截了当。

    3．向收信者致谢。对收信者的问候与感谢不能忽略。

    4．附上背景资料。背景材料是用人单位对被推荐者进行进一步了解的窗口，所附材料一般要有被推荐人的简历、证书、个人业绩等。

    拒绝函的写作不能损害双方的关系

    拒绝函，在此是指出于拒绝外人或外单位的某项请求的目的而使用的信函。拒绝函的写作难度比其他公务信函的难度大很多，其内容也最难以把握，因为写信者要保证正式拒绝对方的同时不影响到双方的关系。如果你想尽可能地减少拒绝函对你和对方关系的影响度，不妨参考以下要点：

    1．果断拒绝。拒绝函的使用很注重实效，时间拖得太久，会给对方处理事务带来消极影响，对你自己而言也会耽误其他事情，因此，若无特殊原因，应当机立断。

    2．说明拒绝事项及原因。对拒绝的具体事项应该在在拒绝函里明确指出，含糊不清、模棱两可只会让对方更迷糊；拒绝原因是拒绝函中最重要的内容，你必须认真地予以说明，以便使对方理解接受，不因此而影响双方的关系。

    3．真诚致歉。不管你以后还需不需要与对方合作，你都应当向被拒绝者表达你的歉意，并恳请对方今后继续与自己保持联络。

    演讲：个人素质的一种综合测试

    在某些特定的商务场合中，演讲通常是一项必不可少的听觉大餐。如果不善言谈，词不达意，那么即使你是一个品德高尚、业务娴熟、技巧超群的人，也无法充分发展自己的全部聪明才智。在商务交往中，演讲有如下作用：