职场礼仪：日常留心，商务无所不通(7)

    5．保持与前后人员的距离，以防碰撞。

    6．步伐要轻，注意姿态、速度，不能拥挤、奔跑。

    7．若携带较多物品上下楼梯应等楼梯上人较少时再走，以免相互影响。

    文书礼仪：以人们可以接受的方式来传递信息

    礼仪文书是指用于社交礼仪的书面文字材料。它主要是通过书面形式来与受文者进行互相交流、互相通信、互通感情以便于双方相互了解、增进友谊、维系关系、促进合作。

    在工作中你可能经常需要写文书，生活中亦常常有人请你帮忙写文书，而你总是在需要写的时候才去查阅资料匆忙完成，这样写出来的文书所传递的信息通常很难让人们接受，其作用也被大大弱化了。在日常生活中，因为“失礼”于人而造成的人际关系障碍、甚至直接经济损失的例子不胜枚举。其实，一份漂亮的文书在很多情况下可以帮助你维系社会关系，打造良好的生活圈，处理事务起来也更加方便。因此，提前了解文书礼仪知识是很有必要的，

    通过这一部分的学习你可以熟练掌握不同类别商务文书的写作方法，熟悉文书的正确格式，规避常见的错误，撰写出规范、标准、合法的商务文书。

    实用性和情感性并重

    文书的用途决定了其写法要实用性与情感性并重。

    1．实用性

    礼仪文书适用于很多场合，比如日常交际应酬 （如问候、拜访、请遏、邀约）、庆典礼仪（节日、事务）、人生礼仪（如生辰、婚嫁、丧葬）等，其被较多的应用正是因为它的实用性。因此在写文书时，要注意从实处着手，写拜访信就必须交代拜访时间、事由和拜访目的，写推荐信要指明推荐人、推荐理由。根据每一种礼仪文书的不同用处而写，即使同一类别，也应明确其中的细微差别，比如写书信，在称谓、敬语上应根据不同的目的与要求而用字。

    2．情感性

    礼仪文书大多是从心底深入进行交谈，加深情谊，处处体现出相互之间的感情。所以，礼仪文书除了实用性外，还必须突出情感性。动之以情才能使交往变得真诚，通常一篇好的礼仪函电或致词，欢快时喜形于色，悲恸时催人泪下，庄重时令人肃然。情溢文中是礼仪文书的根本要求，这样才能使使商务文书不但能告知信息，还能交流情感、维系良好的人际关系。

    规范性和灵活性并重

    实用性与情感性是对文书内容上的要求，在形式上文书也有一定的要求，即规范性与灵活性并重。

    1．规范性

    礼仪文书在漫长的写作实践中逐渐形成了一套基本的定式、体式与款式，各类礼仪文书都有自身的规范化体式。如书信先要有问候，后要有祝愿语；名片一般先写服务机关及头衔，再写上姓名（中间），然后写自己的地址、电话号码、邮政编码等。每一种基本体式，都是社会约定俗成的，在写作时既不能随便变动，如果错用将不利于你的交际。

    2．灵活性

    因为接收对象不同，文书的写作风格也应适当转变。其灵活性主要表现在：表达方式不拘一格，叙事、抒情、描写、评赞、议论等；使用语体自由多样，不受公文语体的束缚，心到笔随，白话、文言、文白相间均可；语言风格个性化，或幽默或严肃或知心，能很好地体现作者的个性与才情。总之，文书的写作要在遵守基本格式的前提下灵活运用，所表之情、所达之意能够促进彼此的沟通与交流。

    公文

    公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定效能和广泛用途的文书，具有政策性、法规性和针对性。它主要用来沟通各单位、各级组织之间的信息，促成它们之间的相互协调与紧密配合。因此，公文的写作一般有严格的要求。

    1．公文的格式

    公文必须具备的要项包括：文号，一般格式是：××××年×字×号；发文日期；受文者；发文者。一般公文都应标明题目，若公文较短，也可不标题目。

    2．公文的内容

    事由，要求用语简单扼要；引据，发出公文的根据；申述，根据前面的引据叙述意见或办法；归结，针对申述文件中所提意见或办法，表明最后处置态度。