职场礼仪：日常留心，商务无所不通(8)

    3．公文的写作要求

    公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠；交代清楚事实、时间、地点、原因和结果等要素；核准事实和数据，确保准确；如果正文后有附件，应在正文中或正文后注明，提醒受文者注意，附件上如有号码，一般应与正文号相同，以便校对；语言朴实。

    通知

    通知与人们的工作息息相关，它除了用于下达指示、布置工作、传达领导意见、任免干部、决定具体问题外，还用于上级机关对下级机关以及平行机关之间。通知具有广泛性、周知性和时效性。

    1．通知的种类

    根据适用范围，通知可分为发布性通知、指示性通知、任免性通知、事务性通知、转发性通知和批转性通知。

    2．通知的格式

    通知一般由标题、正文和落款三部分内容组成。

    （1）标题。通常有三种形式，第一种是由发文机关名称、事由和文种构成，第二种是由事由和文种构成，第三种是由文种“通知”作标题。

    （2）正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据，主体重点说明通知事项，结尾则提出执行要求。

    （3）落款。写出发文机关名称和发文时间。如无必要，可以没有这一部分。

    3．通知的写作要求

    通知的内容要明白、具体，如内容较多，可分条开列；用公文形式发出的通知要加盖公章。

    启事

    启事是指将自己的要求向公众说明或希望协办的一种短文。通常张贴在公共场所或者刊登在报纸、刊物上。机关、团体、企事业单位和个人都可以使用。启事具有公开性、广泛性、实用性、随意性的特点。

    1．启事的分类

    根据内容可将启事分为招生启事、寻物启事、招聘启事、挂失启事、征集启事、征婚启事、庆典启事等。

    2．启事的结构

    一般由三部分组成：一是标题，主要由启事的内容决定，如内容是寻物，则写“寻物启事”，若事项紧急或重要，可写为“××公司紧急启事”。二是正文，说明启事原因、具体事项。三是落款，注明启事单位名称或个人姓名及日期。

    3．启事的写作要求

    以机关、团体、单位名义张贴的启事，要加盖公章；启事内容要真实；标题能揭示事由简短醒目；内容简单，一事一启，便于公众理解；文字通俗、简洁，态度庄重、平易而又不失热情，给人以信任感。

    会议记录

    会议记录是有关会议情况的笔录。一般用于比较重要和正式的会议。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件、总结经验、研究工作等存查备考的一种历史资料。具有真实性、原始形态性和完整性的特点。

    1．会议记录的格式

    标题，如《××会议记录》；会议概况，包括会议时间、地点、主持人、出席人、列席人等；会议内容，包括会议的宗旨、议题、报告、决定等；结尾，由主持人和记录人对记录认真校核后签名以示负责。

    2．会议记录的要求：

    （1）记录要准确、真实。

    （2）记录要详细。群众性大会只记与会人的总人数以及较重要的领导成员；重要的会议应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。

    （3）忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。

    （4）记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

    3．注意事项

    会议记录不能夹杂记录者的个人情感，更不允许有意增删发言内容；会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。

    商务讣告

    讣告就是告知某人去世消息的一种丧葬应用文体。我国现代讣告形式有一般式、公告式、简便式。一般式讣告是人们最常用的；公告式讣告隆重、庄严，往往由高级机关团体做出决定发出；简便式讣告则常作为一则消息在传播媒体上公布，旨在晓谕社会。