项目的质量与采购管理(5)

    在项目管理中，采购管理也同样占据着重要的位置。项目采购规划是确定怎样从项目经理以外采购物资和服务，以最好地满足项目需求的过程。它考虑是否采购、采购什么、采购多少、怎样采购及何时采购。制订采购计划时还应进行市场调查，了解有哪些可能的供方，以及他们提供的货物和服务的质量、价格等。通过市场调查确定能够满足采购需求的潜在供方，并对他们可能满足项目目标的程度做出评价。通过与供应商沟通和各种类型的招标或协议的方式，以及事先制订的评选标准，选择最满意的供方。与选择的供应商进行有关合同的谈判以达成协议。对采购的货物和服务进行最后验收，确认合同已经完成可以移交，包括解决所有项目进展中遗留的合同问题。

    项目的采购工作从项目选定阶段就开始了，并贯穿于整个项目周期内。在项目周期内不同的阶段采购重点也各不相同：

    在项目的鉴定阶段，采购的重点是项目中需要采购哪些工程、货物、设备，从而制定初步的采购计划和清单；在项目的准备阶段，确定采购分标或合同包的划分问题最为重要；在项目的评估阶段，项目经理应该就采购计划安排，以及采购方式、组织管理等问题进行规划；在项目的谈判阶段，项目经理要就采购计划和采购方式达成最后协议；在项目的执行阶段，项目团队就要按照协议的采购方式，具体办理采购事宜；在项目的总结阶段，项目经理还要总结评定采购的整体执行情况，总结经验教训。

    由此可见，项目经理在项目的采购管理过程中，应首先制订项目采购计划，然后按计划开展工作，最后实现采购计划目标的过程。项目采购计划是指项目中整个采购工作的总体安排，它是采购管理中最重要的工作。它包括：

    1、制定项目采购计划前的准备工作

    项目经理在编制采购计划之前，必须进行市场调查与分析。对货物采购而言，一项重要的工作就是进行广泛的市场调查和市场分析，掌握有关采购内容的最新国内国际行情，了解采购物品的来源、价格、货物和设备的性能参数以及可靠性等，并提出切实可行的采购清单和计划，为下一阶段确定采购方式和分标提供比较可靠的依据。如果不进行市场调查、价格预测、缺乏可靠的信息，将会导致错误采购，甚至会严重影响项目的执行。

    2、制定项目采购计划所需的资料

    项目经理在制订项目采购计划之前，必须获得足够的相关信息，才能保证项目采购计划的科学性和可行性。制订项目采购计划所需的资料和信息包括：

    （1）项目范围的信息

    项目范围的信息描述了一个项目的边界和内容，项目范围信息其中还包含了在项目采购计划中必须考虑的有关项目需求与战略方面的重要信息。

    （2）项目资源需求信息

    项目资源需求信息主要是指项目需要对外采购的资源方面的数据和说明，这是指在开展项目活动中需要取得的各种资源的全面说明，其中必须包括：各类人力资源、财力资源和物力资源的需求说明。一个项目经理必需清楚需要从外部获得哪些资源，以支持和完成项目的全部工作。对某些项目而言，必须获得外部技术顾问或法律专家的支持和咨询等资源和服务。

    （3）项目产出物的信息

    项目产出物的信息是指有关项目最终生成产品的描述和技术说明，这既包括项目产出物的功能、特性和质量要求等方面的说明信息，也包括项目产出物的各种图纸、技术说明书等方面的文献和资料。这些信息为项目采购计划的制定提供了需要考虑的有关技术方面的问题和相关信息。

    （4）市场条件

    在项目采购计划的编制过程中必须考虑外部资源的市场条件，必须考虑什么产品和劳务在市场上可以得到，这些资源的市场在哪里，以及在什么情况下，以什么条件能够得到项目所需的资源等这些市场条件方面的信息。

    （5）其他的项目管理计划

    在制定项目采购计划时必须兼顾到其他的项目管理计划。这些项目管理计划对于项目的采购计划具有约束或指导作用。例如，在制定项目采购计划时，有关何时采购以及采购多少这类问题，需要参考项目进度计划的内容才能做出决定。项目采购计划制定中需要参考的计划还包括：项目集成计划、项目成本预算计划、项目质量管理计划、项目资金计划、人员配备计划等等。项目的工作分解结构、组织分解结构和已识别的风险对于制定项目采购计划也是必需的。