项目的质量与采购管理(7)

    （4）项目采购计划文件的编制和标准化

    确定上述因素之后，接下来你就应该编制项目采购计划了。在这种计划的编制中，可以采用专家分析法、经济期量订货法、综合平衡计划方法等具体方法。项目采购计划编制工作将最终生成：项目采购计划、项目采购工作计划、项目采购标书、供应商评价标准等文件。最后需要开展的一项工作是，对项目采购计划文件进行标准化处理，即应该讲这些计划管理文件按照一定的标准格式给出，以便供应商或分包商容易理解。在这方面常见的标准格式文件包括：标准的采购合同、标准的劳务合同、标准的招标书、标准的计划文件等。如果项目经理需要从外部进行大量的资源采购活动，那么他们应该对这类文件的大部分都进行标准化处理，从而使项目采购计划更为科学和实用。

    5、编制项目采购计划的成果

    项目采购计划编制工作的成果是一系列的项目采购工作与管理所需的指导文件。

    （1）项目采购计划

    项目采购计划编制工作最重要的成果就是生成的项目采购计划。在项目采购计划中，全面地描述了项目经理未来所需开展的采购工作的计划和安排。在项目采购计划中，应该解决好如下几个问题：

    问题1：项目采购工作的总体安排

    在项目采购计划中，项目经理要明确规定项目所需采购的资源和在资源采购中应该开展的各种采购工作及其管理活动的计划与安排。

    问题2：采用什么类型的合同

    项目经理要明确规定在资源采购中，何时采用一般供应合同，何时采用固定价格合同，何时采用成本补偿合同，以及何时采用单位价格合同。

    问题3：外取资源的估价办法

    如果项目经理要自己对外取资源的价格进行估算，并以此作为筛选供应商或分包商的依据和评价报价与投标书的标准，那么就需要明确由谁、在何时、按照何种方法，预备好这些估价。

    问题4：项目采购工作责任的确定

    这是指项目经理的资源采购部门应该承担哪方面责任和采取什么行动。如果项目经理的上级单位或者项目业主或客户负责，或者部分负责资源采购工作，项目经理又应该负哪些责任和采取什么行动。

    问题5：项目采购计划文件的标准化

    项目标准文本包括：标准合同文本、采购标的描述的标准文本、招投标的标准文本等等。

    问题6：如何管理资源供应商

    如何管理好供应商或分包商是项目采购管理中一个很重要的问题。这方面的工作包括如何选择、如何控制和如何影响他们，以及如何确定他们履行了采购合同规定的责任和义务等等。

    问题7：如何协调采购工作与其他工作

    这是如何将采购工作与项目其他方面的工作合理地协调，一起推动项目的发展，实现项目的目标，也是制订项目计划过程中的重要工作。例如，如何协调项目实施的进度和绩效与项目的采购工作，因为项目进度和绩效的变化会直接影响到项目对于资源需求的时间和数量，从而直接影响项目的采购计划和采购工作。

    （2）项目采购作业计划

    项目采购作业计划是项目经理对项目采购计划工作的第二项成果。项目采购作业计划是指根据项目采购计划与各种资源需求信息，通过采用专家判断法和经济期量标准、经济订货点模型等方法和工具，制定出的项目采购工作的具体作业计划。项目采购作业计划规定和安排了一个项目采购计划实施中各项具体工作的日程、方法、责任和应急措施等内容。例如，对以一种大量使用的外购零配件，何时需要开始对外询价，何时获得各种报价，何时选择和招标的供应商开始发盘、还盘、谈判、签约等各项工作；而对于项目所需劳务的惩罚包，何时开始发布招标、何时发放标书、何时开标、中标、谈判签约等等，都需要在项目采购作业计划中安排和确定。

    （3）采购要求说明文件

    项目采购计划编制工作的第三个重要成果是编制出了采购要求说明文件。在采购要求说明文件中，应该充分详细地描述采购要求的细节，以便让供应商确认自己是否能够提供这些产品或劳务。这里的“充分详细”要求可以根据产品或劳务的特性、项目经理的需求、采购适用的合同格式而有所不同。但是无论怎样，项目经理都必须保证在采购要求说明文件中清晰地描述所需采购的具体产品或劳务。