项目的质量与采购管理(8)

    采购要求说明文件除了应该描述得清楚、完整、尽可能的简明之外，它还应该包括对必要的后续服务要求进行描述和说明。例如，项目采购的产品在使用过程中所需的技术支持服务、项目采购的设备在未来项目实现并投入运营以后所需的技术服务等等。这些必要的服务要求应在采购要求说明文件中明确地做出规定和说明。在一些具体应用领域，项目采购要求说明文件还必须具备一些特定的内容和格式要求。

    在项目采购工作过程的后续阶段，采购要求说明文件将随着这些过程不断地被传递和转移；在传递和转移中，它也可能会被重新评估、定义、更新或改写；或者说采购要求说明文件在转移中将会由于发现了新的问题而被修订和更新。每项独立的采购工作都需要有各自的采购要求说明文件。当然，有时多个产品或劳务构成一个整体，也可以组成一项采购工作，从而使用一份采购要求说明文件。

    （4）采购评价标准

    在项目采购计划的制订过程中，项目经理还应为下一步的采购招投标等活动，设计出如何评价供应商的采购评价标准。通常需要使用这些评价标准来给供应商和他们的报价书、发盘或投标书评定等级或打分。采购评价标准既有客观的评价标准指标，也有主观的评价标准指标。采购评价标准通常是项目采购工作文件的一个重要组成部分。

    （5）采购工作文件

    项目经理借助这些采购工作文件向供应商寻求报价和发盘。采购工作文件有不同的类型，它们常用的名称有：投标书、询价书，谈判邀请书、初步意向书等等。

    采购工作文件是按照一定的结构或格式编写的，以便项目经理能准确完整地理解来自于供应商的反应。这些采购工作文件的内容包括相关的采购要求说明、采购者期望的反馈信息说明，以及各种合同条款的说明等等。采购工作文件的内容和结构的大部分或全部都应该合乎规范和标准，以便供应商能够进行持续的、可比较的回应。同时，采购工作文件也要有足够的灵活性，以便供应商能够考虑和提出建议，采用更好的办法去满足采购合同的要求。

    如果已知要采购的商品将准备从数个其他条件基本相同的合格供应商处进行采购，则采购评价标准应该主要是购买价格。这里“购买价格”包括商品的成本及其辅助费用，如运输或递送费等。否则，必须确定其他标准以便进行综合采购评价。比如，下表就是一个综合采购评价的标准体系：

    项目经理进行采购或承发包招标的结果就是选出满意的供应商或承包商并与之签订合同。合同是项目经理与中标的供应商或承包商双方签订并应共同遵守的协议，其中规定了供应商或承包商提供特定的产品和项目经理为之支付货款的义务。

    项目合同，是指项目的需求客户（或项目委托人）与项目的承约商（或项目的被委托人）之间为完成一确定的项目所指向的目标或规定的内容而达成的协议。合同管理，指的是采购或承发包合同的履约管理。项目合同管理的内容包括：

    第一，采购合同的实施

    合同管理的主要内容是为实现项目采购计划而开展的合同的实施管理。项目经理应根据合同规定，在适应的时间监督和控制供应商或承包商的商品与劳务供应工作。一般为了保证资源的及时获得，在项目实施过程中，在需用某种物料之前的一定时间内，项目经理必须同供应商或承包商联系，催交货物或劳务，以免延误项目进度。如果供应商不能按时或按质地交付项目所需的产品或劳务，那么原定的项目进度就不得不进行调整。这时，在项目经理和供应商或承包商之间就可能产生合同纠纷。

    第二，报告供应的实施情况

    项目经理要进行跟踪评价供应商或承包商的工作，这被称为资源供应绩效报告管理。这项工作产生的供应绩效报告书能够为项目管理者提供有关供应商或承包商如何有效地达成合同目标的信息。这些信息是项目经理监控供应商或承包商提供资源的成本、进度，以及质量和技术成果的依据。例如，在成本补偿合同中，项目经理会要求供应商或承包商及时提供资源供应的成本情况，并与预定的成本计划相比较，当发现实际成本超出计划的现象时，双方就必须及时对资源供应情况进行调整。项目管理报告必须包含资源供应绩效报告。