项目的质量与采购管理(9)

    第三，采购质量控制

    采购质量控制是保证项目所使用的资源符合质量要求的重要手段。在采购或承发包合同中一般都对交付物的检查和验收进行了规定。在采购合同管理实践中，基本的验收方式有：凭到货的现状验收、凭货物的封存样品验收、根据买主提供的样品验收，以及凭权威部门的鉴定结论验收等等。这些验收的凭据是区分合同各方经济责任的依据。在建设工程承包合同、采购合同、科技攻关合同、软件开发等合同的验收中，最常用的是凭鉴定结论验收的方式。鉴定结论是在合同履行中，双方当事人对合同标的物的质量发生争议时，由国家有关专门检验机关，或具有专门知识的部门对合同标的物进行分析研究后得出的质量评价结论。

    第四，合同变更的控制

    在采购合同的实施过程中，很可能由于合同双方的各种因素需要对合同条款进行变更。合同的变更会对双方的利益产生影响，因此需要合同双方对于变更达成一致的意见。如果不达成一致，就可能导致合同的终止或者订立新的合同。一般在合同中，都有合同变更控制办法的规定，即关于合同变更的协定条款。这些条款规定了变更合同的过程。它包括一些文书工作、合同实施跟踪系统、争议解决程序、以及对批准变更所需的程序和审批手续。除了合同约定之外，中国的有关法律对这种合同变更也规定了法定程序。

    第五，纠纷的解决

    合同双方的争议和经济纠纷常常是因为合同变更引起的。当这些情况出现时，一般的处理原则是：如果合同中有处理争议的条款，那么就按照合同条款中的办法处理；如果没有此类条款，那么可以请双方约定的第三方进行调解；如果双方对于第三方的调解不能达成一致，那么就应交付仲裁或诉讼来解决。

    例如，在工程建设项目或信息系统建设项目中，在合同签约之后如果项目进行中因工作发生变化而导致合同变更，就有可能引发纠纷。这些变更可能涉及合同规定所容许的限度之外的产品或劳务数量的变化，因此会引起经济矛盾和纠纷。价格和付款是合同纠纷中最常见的问题，应该依照合同规定或法律规定的纠纷处理原则进行解决。在合同变更时，往往还涉及到一方对另一方的索赔问题，索赔如果没有异议就不会引起纠纷，否则就会引起纠纷。一般来说项目采购或承发包合同的索赔程序和原则都有明确的法律规定。

    第六，项目经理内部对变更的认可

    项目采购或承发包合同一旦发生变更，项目经理就必须要让所有需要知道的组织内部人员了解和清楚这种变更，以及这种变更对整个项目所带来的影响，以确保合同的变更得到组织内部人员的认可，从而不会影响项目经理的士气和整个项目工作。采购合同变更的控制系统应该与全项目变更控制系统相结合。因为采购合同的变动可能会影响到整个项目计划的实施，所以凡是出现采购合同变更的，都应该对项目计划和其他的相关文件进行更新。

    第七，支付系统管理

    对供应商或承包商的支付通常是由项目经理的可支付账户控制系统管理的。在有众多采购需求的较大项目中，项目经理可以开发自己的支付控制系统。如果必要，这一系统必须包括由项目管理者做出的评价和认可等控制措施。企业法人之间的经济合同、支付产品或商品的价款和劳务报酬以及运杂费用，大都采用转账结算的方式。项目经理通常应依据合同的规定，按照供应商或承包商提交的发货单或完工单对供应商或承包商进行付款活动，并严格管理这些支付活动。

    合同管理于对项目经理而言，它包括将适当的项目管理方法应用于合同管理之中，以及将这些管理的成果集成到全面项目管理之中。因为合同管理是贯穿于整个项目实施过程中的，是全面项目管理的一个有机构成部分。当采购合同牵扯到多个供应商或承包商的时候，这种集成管理通常会发生在项目管理的多个层次和环节上。项目经理必须妥善管理好多个供应商或承包商的合同关系。