成功的奠基：项目验收与最终评价(4)

    （2）项目规划阶段应验收、移交、归档的文件主要为：

    ＊项目背景概况。

    ＊项目目标文件。

    ＊项目范围规划说明书（包括：项目成果简要描述、可交付成果清单）。

    ＊项目范围管理计划。

    ＊项目工作结构分解图。

    ＊项目计划资料（包括：完整的项目进度计划、质量计划、费用计划和资源计划）。

    （3）项目实施阶段应验收、移交、归档的文件主要为：

    ＊全部项目的采购计划及工程说明。

    ＊全部项目采购合同的招标书和投标书（含未中标的标书）。

    ＊全部合格供应商资料。

    ＊完整的合同文件。

    ＊全部合同变更文件、现场签证和设计变更等。

    ＊项目实施计划、项目安全计划等。

    ＊完整的项目进度报告。

    ＊项目质量记录、会议记录、备忘录、各类通知等。

    ＊进度、质量、费用、安全、范围等变更控制申请及签证。

    ＊现场环境报告。

    ＊质量事故、安全事故调查资料和处理报告等。

    ＊第三方所做的各类试验、检验证明、报告等。

    （4）项目收尾阶段应验收、移交、归档的文件主要包括：

    ＊项目竣工图。

    ＊项目竣工报告。

    ＊项目质量验收报告。

    ＊项目最终评价资料。

    ＊项目审计报告。

    ＊项目交接报告。

    项目文件验收的依据主要为：合同中有关资料的条款要求；国家关于项目资料档案的法规、政策性规定和要求；国际惯例等。

    2、项目文件验收的程序

    项目经理依据项目进行的不同时期，按合同条款有关资料验收的范围及清单，准备完整的项目文件。文件准备完毕后，由项目经理组织项目团队进行自检和预验收。合格后将文件装订成册，按文档管理方式妥善保管，并送交项目验收方进行验收。

    项目经理在收到项目团队送交的验收申请报告和所有相关的项目文件后，应组织人员按合同资料清单或档案法规的要求，对项目文件进行验收、清点。对验收合格的项目文件立卷、归档；对验收不合格或有缺损的文件，要通知项目团队采取措施进行修改或补充。只有项目文件验收完全合格后，才能进行项目的整体验收。

    当所有的项目文件全部验收合格时，你要与项目接收方对项目文件验收报告进行确认和签证，形成项目文件验收结果。

    3、项目文件验收的结果

    项目文件验收结果一般包括：项目文件档案和项目文件验收报告。

    项目文件档案，既是项目文件的卷宗，也是项目文件的结果。一套完整的项目文件档案，就是一个项目的历史。

    项目文件验收报告，表明了对项目文件质量的客观评价，也构成了项目验收的主要内容。对于某些咨询类、策划类的项目，项目文件验收就是项目的成果验收，因而合格的项目文件验收结果非常重要。

    综上所述，项目经理在进行项目验收时，项目的质量验收和文件验收缺一不可，只有全方位地坐到了这两点，项目的验收工作才能有意义，这些在验收过程中获得的资料与经验不仅能够帮助项目经理完成手头的项目，还能够作为项目经理今后接手项目的经验与资料的累积，对项目经理这一职位的发展有着不可忽视的帮助。因此想要成为优秀的项目经理，项目验收这堂必修课是绝不能落下的。

    为项目画上圆满句号

    在项目验收工作结束后，项目经理还要对项目做一个最终的评价。项目最终评价是用项目的实际成果和效益来分析评价项目的决策、管理和实施，通过经验和教训的总结，为项目的投资人和委托人服务，可为项目最终成果的运行和改善提出建议，也可为新项目的决策提供较为可靠的依据。通过对项目的最终评价，项目经理要对已完成项目（或规划）的目的、执行过程、效益、作用和影响所进行的系统的、客观的分析；通过项目活动实践的检查总结，确定项目预期的目标是否达到，项目或规划是否合理有效，项目的主要效益指标是否实现；通过分析评价找出成败的原因，总结经验教训；并通过及时有效的信息反馈，为提高未来新项目的决策水平和管理水平提供基础；同时最终评价也可为项目实施运营中出现的问题提出改进建议，从而达到提高投资效益的目的。