你必须知道的知识(7)

    项目管理的理论、方法和工具

    对于项目经理需要认清的是项目管理的理论、方法和工具的区别以及相互关系是实施项目管理的首要问题。要知道，即使接受了项目管理培训，或者阅读了一些关于项目管理的书籍，了解了项目管理需要制定计划，需要进行跟踪和监控，也了解项目管理包含哪些内容，比如说质量管理、变化管理、风险管理、合同管理等等对于成为一名合格的项目经理是远远不够的。当真正在一个项目中去进行管理时，问题就会接二连三的暴露出来，比如感到无从下手，无法通过执行项目管理的活动让项目沿着正确的方向前进。

    之所以出现这样的情况，是因为上述地这些还都只是项目管理的理论，于实际的项目管理方法相去甚远。而理论的可操作性往往很弱，因此出现这样的情况也是非常正常的。用一句话说，掌握理论只是知道了"What"，但还不知道"How"。而方法会告诉你应该如何去做，它解决了“How”的问题，比如说，项目管理分成几个阶段？每个阶段又包含哪些活动？这些活动的执行顺序是什么？这些活动之间的关系是什么？这些活动产生哪些计划？诸如此类等等。这样就具有了很强的可操作性。

    在日常工作中，经常会听到这样一句话“计划不如变化快”。甚至有人会拿这句话做为挡箭牌，拒绝进行积极的项目管理。实际上，没有一个项目可以在执行中完全遵守一开始制定的计划，尤其是在计划制定得非常详细的情况下。项目的执行过程中肯定会随时发生各种变化的，因此在进行项目管理时，是一定要对项目进行监督和控制的，并设定一些节点根据项目的进展对项目计划进行必要的调整；另外，在制定项目计划时，还应该注意根据项目的规模和时间，从粗到细制定详细程度不同的计划，以保证计划的指导作用和有效性。象这样的情况，都是要有方法才可以解决的。出现问题，并不是“进行项目管理”的理念不对，而是没有找到合适的方法。

    在日常工作中，还常听到有人说：“以后我们要加强项目管理，使用××软件进行项目管理。”他们不但用软件做出了计划，也产生了甘特图和关键路径图等等，但是实际的工作往往和他们所做出的计划有很大差异，项目管理成效依然甚微。在这种情况下，他们所犯的错误通常是以为有了工具，就可以解决一切问题，而其实他们并没有项目管理方法。实际上，工具是基于方法的，需要和方法相结合。使用工具是为了更好的贯彻方法，如果没有相适应的方法，使用工具甚至会产生负面的效果。

    因此，在具体项目实施中，一定要有清楚的项目管理方法，才可能用好工具；同时也必须注意到所选择的工具和采用的项目管理方法是相匹配的，因为并不是所有的项目管理软件都会适用于所有的项目，应该基于项目管理的特定需要选择某个项目管理软件，就象ERP系统实际上体现着某种企业管理的理念，每个企业在选择ERP时都需要密切关注隐藏在它背后的企业管理方法，而不只是它需要的技术支撑平台是什么？它的实施需要几个人月？

    49岁的特鲁艾是一位典型性人物。在BWNC公司工作了20年、并掌管一家环境咨询公司。3年多之后，特鲁艾不情愿地喜欢上了项目管理。他外出旅行时参观了拉夫兰的一家艺术雕刻工场、怀俄明州拉勒米(Laramie，Wyo.)的一家网络公司和科罗拉多州路易斯维尔(Louisville，Colo.)的一家制造业公司。

    特鲁艾先生并非把项目管理看作自由职业者的那种不切实际的梦想家。因为这个时髦用语指的是离开永久性职位的职业人士，无论自愿与否。他说：“我还是希望在传统公司里任职。”同许多项目经理一样，他也希望在项目完成后被任命到全职职位。特鲁艾甚至还请求就业顾问帮忙。他所得到的唯一职位大家也能猜得到：为期4个月的就业顾问。

    经历了这些艰辛之后，他明白了一个道理：只有在TRW公司那些年月培养的计划和管理项目能力才能拯救自己。同多数航天公司一样，TRW“也是靠项目为生”。更令人高兴的是，他了解到许多公司缺乏这些技术。他说：“计划不周和管理不善的项目本身有很多难点。如果你能平稳运作，公司就会格外感激。”

    这种经历还令他通过弗吉尼亚州亚历山德里亚(Alexandria，Va.)的项目管理训练公司ESI国际公司(ESI International)而走上了研讨会的讲台，并获得额外的收入。他指出，由于多数行业，特别是技术行业竞争激烈，项目管理技能比往常更为重要。公司需要项目管理人员能在时间最短、通常资源缺乏的情况下把项目推向市场。“目前，容许出错的空间小多了，”他说。