做个部门间协调高手(12)

    “我决定那天早上采用一点实用的普通常识。我决定不谈论银行所要的，而谈论对方所要的。最重要的，我决意在一开始就使他说‘是，是’。因此，我不反对他。我对他说，他拒绝透露的那些资料，并不是绝对必要的。

    “‘但是’，我接着说，‘假如你把钱存在银行一直等到你去世，难道你不希望银行把这笔钱转移到你那依法有权继承的亲友那里吗？’

    “‘是的，当然。’他回答道。

    “我继续说：‘你难道不认为，把你最亲近的亲属名字告诉我们是一种很好的方法吗？万一你去世了，我们就能准确而不耽搁地实现你的愿望。’

    “他又说：‘是的。’

    “当他发现我们需要的那些资料不是为了我们，而是为他的时候，那位年轻人的态度改变了！

    “在离开银行之前，那位年轻人不但告诉我所有关于他自己的资料，而且在我的建议下，开了一个信托户头，指定他的母亲为受益人，同时还很乐意地回答所有关于他母亲的资料。

    “我发现，一开始就让他说‘是，是’，他就忘掉了我们所争执的，而乐意去做我所建议的事。”

    所以说，如果要让别人同意你的观点，你必须记住下面这个重要的原则：

    让对方开口就说“是”！

    建立恰当的汇报机制

    任何部门的领导都会时而从下属那里得到一些令他措手不及、手忙脚乱的事情。下属交上来的报告不合格、格式不符合要求，一项关键工作受到拖延却未预先通报，问题没有迅速解决以至于酿成大乱。这些情境令人非常尴尬，会使管理者的工作变得极为被动。

    导致一些不受欢迎的、措手不及事件出现的原因是：沟通的失败。这种失败是部门领导的责任。下属之所以没有汇报重要的情况，是因为部门领导未能建立恰当的汇报体制。

    每个部门领导上任后的第一件事就是应该建立一个汇报体制，以监督部门内部发生的每一重要事件。这里的关键词是“重要”，如果部门领导陷入了事无巨细的泥潭里，也将承受不起这个代价。下面提供一些在建立这一信息系统方面的建议：

    1.通过向下属传达重要信息而树立正确的榜样，告诉你的下属为什么某些信息是重要的。定期召集会议，在会上相互交换信息。部门领导者自己要开放而直率，作为回报下属也会开放而坦率。

    2.确保别人理解了你的指示。让下属对自己的工作任务进行理解以获得反馈信息，让他们把你的口头指示写下来。

    3.坚持让下属参与。当人们认识到别人希望自己有所贡献时，则会更为积极主动。

    4.在分配任务时，明确告诉下属他们需要提供一系列工作进程的汇报，这样做有助于你了解工作是否按计划如期完成。

    5.不要斥责带来坏消息或承认错误的员工。如果你这样做，下一次他们会尽可能长时间地隐瞒这种消息不让你知道。

    6.设立绩效标准，并根据标准衡量实际的绩效。如果本部门应该每天处理120份订购单，突然间每天的份额减少了50份，则数量本身就“表明”了问题的出现。

    7.偶尔要求在工作进行的过程中去实地看看工作完成情况。对好的进行表扬，对不好的进行改正，但不要斥责。除非你过去已经提供了修改方案。

    8.平易近人。敞开办公室的大门是一种无言的邀请，欢迎人们走进来并讨论问题。

    9.让你的下属知道为什么信息必须全面。提供咨询、鼓励和辅导。

    10.让你的下属知道你不喜欢措手不及、令你吃惊的事情。让你的下属知道，最终必定暴露出来的东西应该及早暴露才对。

    11.真诚地对员工及员工所说的话感兴趣。人们喜欢和对自己感兴趣的人交谈。

    12.少批评多表扬。被批评的员工下一次不会再对你“敞开心扉”，受到表扬的员工则急于再次来到你的面前带给你更多的信息。

    如果你做到了所有这些方面，你就能够成为公司中消息最灵通的领导者。所有的人都会羡慕你的沟通体制以及你与员工之间的融洽关系。